Wie bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein Dienstfahrrad an?
Als Arbeitgeber haben Sie zwei Möglichkeiten, ein Dienstfahrrad einzuführen:
- Direkter Kauf des Fahrrads durch das Unternehmen
- Fahrradleasing
Kauf des Fahrrads durch den Arbeitgeber
Im Rahmen Ihrer Politik zur nachhaltigen Mobilität kann der direkte Kauf von Fahrrädern durch das Unternehmen eine interessante Option darstellen. Dies bedeutet, dass das Unternehmen Eigentümer des Fahrrads wird, mit einer minimalen Abschreibung über drei Jahre. Diese Anschaffung ist zudem 100 % steuerlich absetzbar.
Fahrradleasing
Beim Fahrradleasing mietet der Mitarbeiter ein Fahrrad langfristig über seinen Arbeitgeber, mit der Möglichkeit des Erwerbs. Diese Art von Vertrag erstreckt sich in der Regel über einen Zeitraum von drei Jahren, nach dessen Ablauf der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, das Fahrrad zu einem Restwert von etwa 15 % des Kaufpreises zu erwerben.
Jedes dieser Systeme hat seine Vorteile in Bezug auf Management, Besteuerung und Flexibilität. Im Folgenden vergleichen wir sie.
Management und Bereitstellung: zwei Ansätze
Im Rahmen des Leasings ist die Bereitstellung fließend. Wie beim Autoleasing bietet das Fahrradleasing den Vorteil, dass es sich um ein All-Inclusive-Paket handelt (Unterstützung, Versicherung, Wartung, Zubehör).
Der Kauf des Fahrrads durch den Arbeitgeber erfordert hingegen ein internes Management, das strenger ist (Wartung, Versicherung, Nutzungskontrolle), und muss durch eine klare interne Politik geregelt werden.
Im Falle eines Kaufs ist es möglich, die Wartung an einen externen Dienstleister zu delegieren, indem ein Flottenmanagementvertrag abgeschlossen wird.
Und nach der Bereitstellungsperiode?
Restwert des Fahrrads
Im Falle eines Kaufs bleibt das Unternehmen Eigentümer des Fahrrads, sobald die Bereitstellungsperiode abgelaufen ist. Es kann dann dem Mitarbeiter anbieten, dieses Fahrrad zurückzunehmen, entscheiden, es einem anderen Mitarbeiter zuzuweisen oder es zu verkaufen.
In diesem Zusammenhang ist die regelmäßige Wartung des Fahrrads entscheidend, um dessen Wert im Laufe der Zeit zu erhalten. Ein gut gewartetes Fahrrad behält einen höheren Restwert, was besonders vorteilhaft ist, wenn es verkauft oder vom Mitarbeiter zurückgenommen wird.
Als Arbeitgeber sollten Sie in der Fahrradpolitik genau angeben, was Sie Ihrem Mitarbeiter zur Verfügung stellen (nur das Fahrrad oder auch die Versicherung, Wartung, …). Dies erleichtert Ihnen die Rücknahme des Fahrrads durch den Mitarbeiter.
Wenn der Mitarbeiter das Fahrrad zurücknehmen möchte, führt dies zur Berechnung eines Vorteils jeglicher Art (ATN), der auf seinem Restwert basiert.
Rücknahme des Fahrrads durch den Mitarbeiter
Ob Sie sich für Leasing oder direkten Kauf entscheiden, Ihr Mitarbeiter kann nach Ablauf der Bereitstellungsperiode das Fahrrad zu seinem Restwert erwerben.
Im Rahmen eines Leasingvertrags ist in der Regel eine Rücknahme-Klausel am Ende des Vertrags vorgesehen, die es dem Mitarbeiter ermöglicht, das Fahrrad zurückzunehmen.
Im Falle eines Kaufs ist es ebenfalls möglich, eine solche Bestimmung in Ihre Fahrradpolitik aufzunehmen. Beachten Sie jedoch: Diese Klausel ist nicht automatisch und muss ausdrücklich vorgesehen werden.
Als Arbeitgeber sollten Sie daher im Voraus überlegen, was mit dem Fahrrad nach Ablauf der Bereitstellungsperiode geschehen soll.
Die Vorhersehbarkeit einer Rücknahme durch den Mitarbeiter, obwohl sie nicht obligatorisch ist, kann Ihnen helfen, nicht mit dem Fahrrad dazustehen, wenn die Bereitstellungsperiode abgelaufen ist.
Unser Rat:
Wir empfehlen Ihnen dringend, eine klare interne Politik zu erstellen. Es wird empfohlen, im Voraus festzulegen, wie Sie mit Situationen wie Diebstahl, Schäden oder Wartung des Fahrrads umgehen werden. Denken Sie auch daran, einen Ansatz für Fälle von Zeitkredit, langfristiger Arbeitsunfähigkeit oder vorzeitigem Ausscheiden Ihres Mitarbeiters zu definieren. Ein im Voraus festgelegter klarer Rahmen hilft, Missverständnisse zu vermeiden und eine reibungslose Bereitstellung des Dienstfahrrads zu gewährleisten. Securex kann Ihnen bei diesem Prozess helfen.
Flexibilität und Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens
Der Kauf von Fahrrädern bietet eine gute Sichtbarkeit auf lange Sicht, da das Unternehmen Eigentümer bleibt und sie intern je nach Entwicklung seiner Mitarbeiterzahl umverteilen kann. Dieses System hat jedoch den Nachteil, dass es an Flexibilität mangelt, insbesondere wenn es darum geht, schnell auf organisatorische Veränderungen zu reagieren.
Das Leasing hingegen ermöglicht eine agilere Verwaltung Ihrer Flotte. Sie können Fahrräder je nach Ihren operativen Bedürfnissen leicht hinzufügen, ersetzen oder entfernen, was es zu einer besonders geeigneten Lösung für wachsende Unternehmen oder solche mit mehreren Standorten macht.
Kosten und Vorhersehbarkeit
Der direkte Erwerb von Fahrrädern erfordert ein sofortiges finanzielles Engagement mit einer Abschreibung über mehrere Jahre. Diese Wahl hat direkte Auswirkungen auf die Liquidität bereits im ersten Jahr.
Im Gegensatz dazu bietet das Leasing einen flexibleren Ansatz: Die Kosten sind über die Zeit verteilt durch feste monatliche Raten, in der Regel über 36 Monate. Dies ermöglicht eine bessere Budgetvorhersehbarkeit.
Für Unternehmen, die ihre Investitionsfähigkeit erhalten möchten, stellt das Leasing eine flexible Lösung dar, die den aktuellen finanziellen Herausforderungen gerecht wird.
Steuerliche und soziale Begünstigungen für das Fahrrad
Die Nutzung des Fahrrads für Pendelfahrten wird gefördert durch:
- Einerseits die Gewährung einer Fahrradentschädigung, die unter bestimmten Bedingungen steuerfrei ist;
- Und andererseits die Steuerbefreiung, unter bestimmten Bedingungen, des Vorteils, der sich aus der Bereitstellung eines Dienstfahrrads ergibt.
Diese beiden Vorteile sind kumulativ.
Sie gelten sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmensleiter.
Ab 2024 ist dieses Steuerbefreiungssystem für das Fahrrad (ähnlich wie andere Steuerbefreiungssysteme für die Erstattung von Pendelkosten) nur noch für Steuerpflichtige anwendbar, die in ihrer Steuererklärung die pauschalen Berufskosten abziehen.
Für weitere Informationen konsultieren Sie unser Thema: „Das Fahrrad“
Darüber hinaus müssen die Beträge der Fahrradentschädigung und des Vorteils des Dienstfahrrads nun in voller Höhe auf den Steuerformularen 281.10 und 281.20 angegeben werden, unabhängig davon, ob Sie sich für das Fahrradleasing oder den direkten Kauf entscheiden.
Weitere Informationen: „Fahrradvorteil? Teilen Sie uns dies bis zum 31. Oktober 2025 mit“
Integration des Fahrradleasings in das Gehaltspaket
Es ist möglich, das Fahrradleasing in das Gehaltspaket Ihrer Mitarbeiter zu integrieren.
Dies bietet den Mitarbeitern mehr Flexibilität und ist für Sie als Arbeitgeber haushaltsneutral. Darüber hinaus sind die Kosten für die Anpassung der Fahrradinfrastruktur 100 % absetzbar.
Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern ein (elektrisches) Fahrrad im Austausch gegen eine Reduzierung des Bruttogehalts oder der Jahresprämie anzubieten. Achten Sie jedoch darauf, den geltenden Gehaltstarif einzuhalten. Dies ist zudem nicht in allen paritätischen Kommissionen erlaubt.
Konkrete bedeutet dies, dass ein Teil des monatlichen Gehalts Ihrer Mitarbeiter in Fahrradleasing umgewandelt wird. Diese Lösung ermöglicht es dem Mitarbeiter, von einem Fahrrad zu profitieren, während sein steuerpflichtiges Bruttogehalt reduziert wird. Die Kosten des Fahrrads werden von seinem Gesamteinkommen abgezogen, einschließlich der Arbeitgeberbeiträge zur ONSS. Darüber hinaus zeigt Ihr Unternehmen mit einem im Gehalt enthaltenen Fahrradleasing sein Engagement für das Wohlbefinden der Mitarbeiter und des Planeten.
Zusammenfassungstabelle: Kauf vs. Leasing
| Kriterium | Kauf | Leasing |
| Management | Komplex | Vereinfachte |
| Flexibilität | Mittel | Hoch |
| Kosten | Variabel | Vorhersehbar |
| Risiko im Falle eines Ausscheidens | Hoch | Reguliert |
| Restwert | Zu verwalten | Vom Dienstleister verwaltet |
Fazit: Eine Wahl, die mit Ihrer Unternehmensvision in Einklang stehen sollte
Leasing und Kauf sind zwei relevante Optionen, um das Fahrrad in Ihre Mobilitätspolitik zu integrieren. Viele Arbeitgeber bevorzugen jedoch das Leasing aufgrund seiner Einfachheit, Flexibilität und der Reduzierung administrativer Auflagen. Dieses Modell ermöglicht es, schnell eine attraktive Lösung bereitzustellen, ohne Kapital zu binden.
Die Wahl hängt vor allem von Ihrer HR-Strategie, der Struktur Ihres Unternehmens und Ihrer Managementfähigkeit ab.
Das Leasing wird die größeren Unternehmen ansprechen, die von seiner Flexibilität profitieren, um Flotten, die über mehrere Standorte verteilt sind, effektiv zu verwalten. Der direkte Kauf wird eher für kleinere Strukturen oder einmalige Projekte geeignet sein.
Wie kann Securex Ihnen helfen?
Wir empfehlen Ihnen, eine Fahrradpolitik zu erstellen und im Falle von Cash4Bike eine spezifische Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag zu verfassen.
Für weitere Informationen konsultieren Sie unsere Musterdokumente oder kontaktieren Sie Ihren Rechtsberater unter myHR@securex.be.
Haben Sie Fragen oder benötigen Sie weitere Informationen zum Dienstfahrrad? Unser Team Consulting Legal steht bereit, um Ihnen zu helfen: consultinglegal@securex.be