Seit 2021 gelten die Zulassungsbedingungen für die Telearbeitsvergütungen sowohl für die Finanzbehörden als auch für die Sozialversicherungsanstalt. Wenn du diese Bedingungen einhältst, ist die Telearbeitsvergütung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern befreit.
Telearbeitsvergütung bedeutet strukturelle und regelmäßige Telearbeit
Wenn deine Arbeitnehmer strukturell und regelmäßig Telearbeit leisten, akzeptieren die Finanzbehörden und die Sozialversicherungsanstalt, dass du ihnen eine pauschale Bürovergütung von maximal 160,99 Euro pro Monat zusprichst. Diese Vergütung ist von der Unternehmenssteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen befreit.
Die pauschale Vergütung deckt alle Bürokosten. Bürokosten sind Ausgaben, die ein Arbeitgeber auch im Büro tragen muss, um die Arbeit effizient ausführen zu können. Dazu gehören unter anderem folgende Kosten:
- Nutzung eines Büroraums beim Arbeitnehmer zu Hause (einschließlich Miete und eventueller Abschreibungen des Raumes)
- Drucker- und Computerzubehör (Papier, USB-Stick, Mauspad, Tinte usw.)
- Büromaterialien (Notizbuch, Kugelschreiber usw.)
- Grundversorgung wie Wasser, Strom, Heizung
- Instandhaltungskosten
- Versicherungskosten
- Kaffee, Wasser, Erfrischungsgetränke
- Grundsteuer
Weniger oder mehr zahlen
Du kannst einen niedrigeren Betrag als den maximalen Betrag zusprechen. Es ist auch möglich, einen höheren Betrag zu gewähren. Wenn du deinen Arbeitnehmern jedoch monatlich mehr als den maximalen Pauschalbetrag zahlst, musst du nachweisen, dass es sich um tatsächliche Kosten handelt.
Wenn du dies nicht nachweisen kannst, wird der Teil, der den Pauschalbetrag überschreitet, als Lohn betrachtet. Auf diesen Teil müssen dann Unternehmenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden.
Strukturelle und regelmäßige Telearbeit
Regelmäßige Telearbeit bezieht sich auf Arbeitnehmer, die regelmäßig, häufig und normal von zu Hause aus arbeiten. Telearbeit, die gelegentlich oder sporadisch stattfindet, fällt nicht darunter und kommt nicht für die Gewährung der pauschalen Telearbeitsvergütung in Frage.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer, der nur drei Stunden pro Woche von zu Hause aus arbeitet, ist kein struktureller und regelmäßiger Telearbeiter.
Die Finanzbehörden und die Sozialversicherungsanstalt betrachten Telearbeit als strukturell und regelmäßig, wenn deine Arbeitnehmer monatlich das Äquivalent eines Arbeitstags pro Woche von zu Hause aus arbeiten.
Es kann sich um einen ganzen Tag pro Woche oder um einige Stunden pro Tag handeln. Auch eine ganze Woche pro Monat Telearbeit ist ausreichend. Wenn dieser Durchschnitt nicht erreicht wird, hat dein Arbeitnehmer in diesem Monat kein Recht auf eine Telearbeitsvergütung, die von Sozialversicherungsbeiträgen und Unternehmenssteuer befreit ist.
Die Interpretation dieses Begriffs bleibt jedoch problematisch. Wie sieht es beispielsweise mit einem Arbeitnehmer aus, der einen Tag pro Woche von zu Hause aus arbeitet wenn dieser Tag nur drei Stunden zählt?
Obwohl dies die normale Arbeitsregelung des Arbeitnehmers ist, sind die Finanzbehörden und die Sozialversicherungsanstalt der Meinung, dass das Äquivalent eines Tages Telearbeit pro Woche nicht erreicht wurde. Da der Arbeitnehmer nur 3 Stunden pro Woche von zu Hause aus arbeitet, handelt es sich nicht um strukturelle und regelmäßige Telearbeit.
Kein Telearbeit mehr wegen Jahresurlaub?
Der Jahresurlaub hat keinen Einfluss auf die Beurteilung der Bedingung der strukturellen und regelmäßigen Telearbeit. Du darfst also die pauschale Telearbeitsvergütung während des Jahresurlaubs deines Arbeitnehmers weiterhin auszahlen.
Büromaterial und Internet
Die Bedingung der regelmäßigen und strukturellen Telearbeit gilt nur für die Gewährung der Telearbeitsvergütung, die eine Reihe oben genannter Bürokosten abdeckt. Sie ist nicht anwendbar auf:
- Die pauschale Vergütung für die Nutzung des privaten PCs und der privaten Internetverbindung des Arbeitnehmers
- Die pauschale Vergütung für die Nutzung seines eigenen zweiten Bildschirms und seines eigenen Druckers/Scanners
- Die Bereitstellung von Büromöbeln und/oder Computerzubehör durch den Arbeitgeber
In diesen Fällen gilt nur die Bedingung der regelmäßigen Telearbeit.
Einem Arbeitnehmer, der regelmäßig Telearbeit leistet, aber nicht die Bedingung der strukturellen und regelmäßigen Telearbeit erfüllt, kann daher eine befreite Vergütung von 20 Euro für die Monate gewährt werden, in denen er sein privates Internetabonnement nutzt.
Lesen Sie alles über die Vergütung von Kosten für Büromaterial: Strukturelle Telearbeit > Welche Kosten trägt der Arbeitgeber?
Und die Bereitstellung von Büromaterial für den privaten Gebrauch?
Die Sozialversicherungsanstalt und die Finanzbehörden akzeptieren, dass du bestimmtes Büromaterial deinem Arbeitnehmer erstattest. Unter bestimmten Bedingungen wird die Erstattung nicht als Lohn betrachtet. In diesem Fall sind auch keine Unternehmenssteuer oder Sozialversicherungsbeiträge darauf zu zahlen.
Aber Vorsicht, die Erstattung wird nur befreit wenn sie die Kosten deckt, die notwendig sind, um die Arbeit unter normalen Bedingungen gut auszuführen. Material, das für rein private Zwecke dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt wird, wird als Lohn betrachtet. Es wird dann ein Vorteil jeglicher Art berechnet.
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Securex kann dich bei der Erstellung deiner Telearbeitsrichtlinien unterstützen, einschließlich der Vergütung. Unser Beratungsteam kann dich über die geeignetste Lösung für dein Unternehmen beraten. Du kannst sie kontaktieren unter consultinglegal@securex.be.
Willst du die Telearbeitsvergütung erhöhen oder die maximale Vergütung gewähren? Kontaktiere deinen Securex Kundenberater unter myHR@securex.be. Er oder sie wird dann das Nötige veranlassen.
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- Thema 'Einstellen und Arbeitsvertrag abschließen' > Strukturelle Telearbeit
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Quelle
- Anweisungen der Sozialversicherungsanstalt
- Circ. 2024/C/2, 08.01.2024
