Was können Sie steuerlich für eine eintägige Dienstreise erstatten?
Aus steuerlicher Sicht sind pauschale Entschädigungen für berufliche Reisen in Belgien nicht steuerpflichtig, sofern sie die geltenden Bedingungen erfüllen und die für Beamte festgelegten Höchstbeträge nicht überschreiten.
Seit dem 1. März 2026 beträgt die pauschale Tagesentschädigung für Verpflegungskosten 21,64 EUR. Für Arbeitnehmer, die regelmäßig eine Außendiensttätigkeit ausüben, kann bei Vollzeitbeschäftigung auch eine monatliche Pauschale von maximal 346,24 EUR gewährt werden.
Um diese Pauschale anwenden zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Die Dienstreise dauert mindestens 6 Stunden
- Die Mahlzeit wird weder vom Arbeitgeber noch von einem Dritten übernommen
- Kein anderer Vorteil deckt diese Kosten bereits ab
Was sieht das LSS (ONSS) für Außendienstmitarbeiter vor?
Das LSS geht von einem einfachen Grundsatz aus: Eine Kostenerstattung ist nur dann kein Arbeitsentgelt, wenn die Kosten arbeitsbezogen, tatsächlich angefallen und nachweisbar sind. Es akzeptiert bestimmte Pauschalen, jedoch nur als Höchstbeträge, die der Arbeitgeber je nach Funktion und Arbeitsbedingungen begründen können muss.
Für Außendienstmitarbeiter akzeptiert das LSS insbesondere:
- 10 EUR pro Tag für fehlende Einrichtungen, wenn sich der Arbeitnehmer mindestens 4 aufeinanderfolgende Stunden ohne Zugang zu üblichen Einrichtungen bewegt
- 9 EUR pro Tag für Verpflegung, wenn sich der Arbeitnehmer mindestens 4 aufeinanderfolgende Stunden unterwegs befindet und keine andere Möglichkeit hat, als außerhalb zu essen
Wie lassen sich steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Regeln kombinieren?
Für eintägige Dienstreisen in Belgien müssen Sie sowohl die steuerlichen Bedingungen als auch den Standpunkt des LSS (ONSS) prüfen. Steuerlich kann eine tägliche Entschädigung von 21,64 Euro von der Steuer befreit sein, wenn die Dienstreise mindestens 6 Stunden dauert und die anderen Bedingungen erfüllt sind.
Das LSS folgt seinerseits diesem steuerlichen Pauschalbetrag nicht automatisch. Für Außendienstmitarbeiter akzeptiert es in der Praxis eigene Pauschalen: 10 Euro für das Fehlen von Einrichtungen und 9 Euro für Mahlzeiten, also maximal 19 Euro pro Tag, wenn die mit diesen beiden Posten verbundenen Bedingungen erfüllt sind.
Ein Betrag von 19 Euro kann auch steuerlich akzeptiert werden, vorausgesetzt, dass die steuerlichen Bedingungen eingehalten werden, insbesondere die Schwelle von 6 Stunden, das Fehlen einer Übernahme der Mahlzeit durch den Arbeitgeber oder einen Dritten und das Fehlen einer doppelten Deckung derselben Kosten.
Was kann Securex für Sie tun?
Securex unterstützt Sie dabei, diese Regeln in konkrete Maßnahmen umzusetzen. Wir begleiten Sie bei:
- der Abstimmung zwischen Pauschalentschädigungen und Essensgutscheinen
- der Bewertung Ihrer Praxis für Außendienstmitarbeiter
- der Identifizierung von Risikopunkten in Ihrer Lohnabrechnung und Kostenerstattung
Für weitere Informationen oder Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Legal Advisor unter: myHR@securex.be
Quellen
- Tableau comparatif du traitement social et fiscal de certaines dépenses
- Déplacements professionnels en Belgique : indexation des montants à partir du 1er mars 2026
- Instructions administratives ONSS - 2026/1 > La notion de rémunération
