Een wet van 4 mei 2023 (1) legt nieuwe regels vast bij niet-betaling door jouw klanten -consumenten.
Deze nieuwe regels zijn sinds 1 september 2023 van kracht voor alle nieuwe overeenkomsten en worden vanaf 1 december 2023 van kracht voor de lopende overeenkomsten.
De wet bepaalt uitdrukkelijk dat je als onderneming de bewijslast hebt om aan te tonen dat je alle (nieuwe) verplichtingen hebt nageleefd.
Iedere clausule die je als onderneming zou vrijstellen van jouw verplichtingen, is verboden en nietig.
Hoog tijd dus om je opvolgingsprocedures voor de klantenbetalingen na te kijken en je algemene verkoopsvoorwaarden in contracten en toegevoegd aan jouw facturen te laten aanpassen.
Waar moet je op letten bij de opvolging van je onbetaalde facturen van klanten-consumenten?
Kort samengevat moet je voortaan steeds een eerste gratis herinnering sturen, een aantal verplichte vermeldingen opnemen in je herinneringsbrief, een minimumwachttermijn van 14 kalenderdagen respecteren en er rekening mee houden dat interesten en schadevergoedingen nu geplafonneerd zijn.
Verplichte eerste gratis herinnering
Je moet een eerste gratis herinnering sturen aan je klant-consument voor elke niet tijdig betaalde factuur.
Heb je een overeenkomst voor regelmatige levering van goederen of diensten (bv. via abonnementsformule) met maandelijkse betalingen door je klant-consument: dan moet je drie gratis herinneringen (voor 3 vervaldata) per jaar sturen.
Verplichte vermeldingen in je aanmaning
De herinneringsbrief moet minimaal de volgende elementen bevatten:
- het te betalen bedrag en de contractueel vastgestelde schadevergoeding bij niet-tijdige betaling na de termijn van veertien kalenderdagen;
- jouw naam / benaming onderneming en jouw ondernemingsnummer als schuldeiser
- een beschrijving van het geleverde goed of de verstrekte dienst waarvoor niet betaald is, en de datum waarop de schuld kan opgeëist worden;
- de minimale wachttermijn van 14 dagen (+ 3 werkdagen bij verzending per post), waarbinnen de schuld moet betaald worden vooraleer enige kost, interest of vergoeding mag worden aangerekend.
Minimum wachttijd van 14 kalenderdagen
Indien een factuur niet is betaald op de vervaldatum, dan kunnen de voorziene interesten en schadevergoeding enkel (geplafonneerd) worden toegepast NA de verzending van de herinneringsbrief én na het verstrijken van ten minste 14 kalenderdagen.
Bij een verzending per post begint de termijn van 14 kalenderdagen pas te lopen op de derde werkdag na de verzending door de post. Als de herinnering via elektronische weg wordt verzonden, vangt de termijn van 14 kalenderdagen aan op de kalenderdag die volgt op de dag waarop de herinnering werd verstuurd.
Kmo’s (2) mogen bij niet-betaling na die 14 kalenderdagen verwijlinteresten aanrekenen vanaf de dag na verzending van de herinnering. Andere ondernemingen mogen enkel verwijlintresten aanrekenen vanaf de dag na de wachttermijn van minimum 14 kalenderdagen.
Plafonnering van interesten en schadevergoeding
Als je klant-consument niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, mag je een vergoeding eisen. Hoeveel deze vergoeding (interesten en/of forfaitaire schadevergoeding) bedraagt, wordt meestal in de algemene voorwaarden van het contract opgenomen, die ook bij de factuur zijn toegevoegd.
Voortaan zijn deze vergoedingen geplafonneerd:
- de verwijlinteresten mogen niet hoger zijn dan de referentie-interestvoet vermeerderd met 8 procentpunten (3)
- de forfaitaire vergoeding moet uitdrukkelijk bepaald zijn in de overeenkomst of algemene voorwaarden en het geplafonneerd bedrag (4) is afhankelijk van het verschuldigd saldo met een absoluut maximum van 2.000 euro.
Onze juristen zullen je graag helpen voor de aanpassing van je algemene verkoopsvoorwaarden en herinneringsbrieven volgens de nieuwe wetgeving.
Voor meer info, contacteer entrepreneur@securex.be .
(2) Een kmo is een onderneming die niet meer dan één van de volgende criteria overschrijdt:
- jaargemiddelde van het aantal werknemers: 50;
- jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro;
- balanstotaal: 4.500.000 euro.
(3) voor meer info zie: Wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties
(4) de forfaitaire vergoeding wordt geplafonneerd tot:
- 20 euro als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk is aan 150 euro;
- 30 euro vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is;
- 65 euro vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2.000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is.
Alle andere bedragen die zouden zijn opgenomen zijn verboden en worden voor niet geschreven gehouden.