Voor welke kleine ondernemingen?
Je komt in aanmerking voor de btw-vrijstellingsregeling als:
- Je onderneming in België een jaaromzet heeft van minder 25.000 euro excl. Btw, en
- Je niet actief bent in één van volgende sectoren:
- Werken in onroerende staat (bouw en aanverwante sectoren)
- Horecazaken die verplicht zijn om met de elektronische kassa te werken
- Levering van oude materialen
Zowel natuurlijke personen als vennootschappen komen in aanmerking voor de vrijstellingsregeling.
Welke btw-verplichtingen vallen weg?
Kies je voor de vrijstellingsregeling? Dan moet je:
- Geen btw aanrekenen
- Geen maand-of kwartaalaangiftes indienen
- Geen btw doorstorten aan de schatkist
Belangrijk
Als je kiest voor deze regeling, moet je jouw klanten geen btw aanrekenen maar kan je ook geen btw aftrekken die je zelf aan je leveranciers hebt betaald.
Welke btw-verplichtingen blijven?
Ook als kleine onderneming moet je enkele minimale verplichtingen respecteren, zoals:
- De btw-administratie informeren over de opstart, verandering of stopzetting van je activiteiten
- Op je facturen steeds de “bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen” vermelden
- In-en uitgaande facturen bewaren en nummeren, of een factuurboek bijhouden
- Elk jaar een klantenlisting indienen, d.w.z. een lijst van btw-plichtige klanten aan wie je voor meer dan 250 euro diensten of goederen hebt gefactureerd
- Als je diensten of goederen hebt geleverd in een EU-lidstaat, moet je ook hier elk jaar een lijst van indienen
- Uiterlijk op 31 maart van elk jaar aan de administratie het totale bedrag doorgeven van de goederen en diensten die je in het vorige kalenderjaar hebt geleverd
Wanneer kan je voor deze regeling kiezen?
Bij de opstart van je onderneming
Wanneer je start met je onderneming, maak je best een inschatting van je verwachte omzet voor de eerste twaalf maanden. Kom je niet aan 25.000 euro? Dan kun je direct bij je startaangifte kiezen voor de btw-vrijstellingsregeling. Het is geen verplichting, maar zo kan je wel administratief werk besparen.
Wanneer is de btw-vrijstelling mogelijk niet de beste keuze?
- Bij grote investeringen of hoge kosten: je kunt geen btw terugvorderen op aankopen van dure installaties, voertuigen of andere aankopen
- Bij verkoop aan btw-plichtige bedrijven: sommige btw-plichtige klanten verkiezen facturen mét btw te ontvangen, zodat ze de btw kunnen recupereren
- Bij verwachte snelle groei: Als je snel boven de €25.000 omzet denkt uit te komen, is het wellicht eenvoudiger om meteen btw-plichtig te starten
Als gevestigde ondernemer
Stel: je maakt een vermindering van je omzet mee. Een stijging verwacht je niet in de komende tijd. Weet dan dat je vier maal per kalenderjaar de gelegenheid hebt om een omschakeling te vragen aan de btw-administratie. In 2025 zijn/waren dit de momenten:
- Ofwel vóór 15 maart 2025, wanneer je de vrijstelling op 1 april 2025 wilt toepassen
- Ofwel vóór 15 juni 2025, wanneer je de vrijstelling op 1 juli 2025 wilt toepassen
- Ofwel vóór 15 september 2025, wanneer je de vrijstelling op 1 oktober 2025 wilt toepassen
- Ofwel vóór 15 december 2025, wanneer je de vrijstelling op 1 januari 2026 wilt toepassen
Je mag de grens van 25.000 euro niet overschrijden in:
- Het vorige kalenderjaar (bijvoorbeeld 2024 als je in 2025 aanvraagt)
- Het deel van het huidige jaar vóór je overstapt naar de regeling
Bij je aanvraag moet je vermelden:
- Hoeveel omzet je in de vorige kwartalen hebt behaald
- Welke omzet je verwacht in de resterende kwartalen van dit jaar
Je onderneming groeit flink. Moet je iets doen?
De vrijstellingsregeling is een gunstmaatregel voor de kleine onderneming. Als je onderneming flink groeit, wordt het tijd om over te stappen naar de gewone regeling. Je moet dan maand- of kwartaalaangiftes beginnen doen, maar tegelijk geniet je ook van de aftrek van de btw die je zelf betaalde.
Beperkte tolerantiemarge, maar volg goed op
Groeien kan snel gaan. Daarom is het belangrijk dat je samen met jouw accountant minstens elk kwartaal je omzet opvolgt en nagaat of je nog steeds onder de drempel zal blijven. Hetzelfde geldt als je – ongeacht je omzet – overschakelt naar een activiteit waarvoor geen vrijstelling mogelijk is (zie hoger: bouw, recuperatiemateriaal, verplichte elektronische kassa, …).
Zat je schatting niet helemaal juist? Weet dat er een beperkte tolerantiemarge bestaat:
- Als je omzet groeit maar de drempel van €25.000 met minder dan 10% wordt overschreden (dus minder dan €27.500 op jaarbasis), moet je de wijziging vóór 15 december melden en val je vanaf 1 januari van het volgende jaar onder de gewone btw-regeling
- Als je omzet flink groeit en de drempel van €25.000 in de loop van het jaar al met meer dan 10% wordt overschreden, moet je dit onmiddellijk melden aan de btw-administratie en word je direct onderworpen aan de gewone btw-regeling
Kan je terugkeren naar de vrijstellingsregeling?
Wanneer je de btw-vrijstellingsregeling verlaat, kun je er pas naar terugkeren vanaf 1 januari van het tweede jaar dat volgt op de omschakeling. Er is dus een wachtperiode van één kalenderjaar alvorens je zou kunnen terugkeren.
Voorbeeld
Je verandert van btw-regeling om vanaf 1 oktober 2025 (of 1 januari 2026) kwartaalaangiften in te dienen. Je kan dan pas vanaf 1 januari 2027 terugkeren naar de btw-vrijstellingsregeling, als alle voorwaarden vervuld zijn.
Hoe Securex jou helpt
Laat de mededelingen aan de btw-administratie gerust over aan jouw vertrouwde Securex ondernemingsloket. Wij vullen de btw-formulieren e604 voor jou in en sturen ze op, zowel bij de start, de verandering als de stopzetting van je activiteiten.
