Wat is outsourcing?
Outsourcing of ‘uitbesteding’ is het laten uitvoeren van interne taken of diensten door een derde partij. Omdat de externe partij zich specialiseert in deze taken, profiteer je als opdrachtgever van lagere kosten, een hogere kwaliteit en een gegarandeerde continuïteit.
Outsourcing is mogelijk in elke sector en/of bedrijfstak:
- HR
- Financiën
- Secretariaat
- Verkoop en marketing
- Productie
- En meer
Wat betekent outsourcing of uitbesteden van HR concreet?
Bij outsourcing komt een externe HR-specialist je team tijdelijk versterken. De consultant blijft zolang je hem of haar nodig hebt en leert ondertussen jouw bedrijf goed kennen. Als extra voordeel brengt een consultant gespecialiseerde kennis met zich mee.
HR uitbesteden is een flexibele oplossing:
- Jij kiest welke taken je uit handen geeft, of voor welk project je versterking wenst
- En jij bepaalt hoe lang de opdracht of ondersteuning loopt
- Ook beslis je waar de consultant werkt, bij jou in het bedrijf of extern
Waarom HR uitbesteden of outsourcen?
Zoals elke vorm van professionele dienstverlening, heeft outsourcing ook voordelen maar ook misvattingen.
7 voordelen van outsourcing
Voordelen van HR uitbesteden op een rij:
- Snel: Een ideale vervanger of extra werkkracht staat snel klaar
- Flexibel: Zoals je hierboven al las, bepaal je zelf wie je nodig hebt en hoelang de consultant blijft
- Schaalbaar: Stijgt de werkdruk, of zit je met een personeelstekort door vakantie of afwezigheden? Dan kan je er altijd voor kiezen om meer taken uit te besteden
- Verzekert continuïteit: De consultant werkt in functie van de opdracht en na afloop vindt er een naadloze overdracht plaats. Ook bij onverwachte uitval, staat er steeds een back-up voor je klaar
- Lagere kosten: Je bespaart jezelf de (verborgen) kosten van een aanwerving van een extra vaste medewerker (loonkosten, softwaresystemen, opleidingen, …). En omdat je kiest voor een specifieke dienst, weet je op voorhand hoeveel de factuur bedraagt
- Efficiënt: Je wint kostbare tijd die je kan spenderen aan andere, meer strategische taken. Of omgekeerd, je hebt meer tijd voor de administratie, terwijl iemand anders een groter project opzet
- Ervaren: Je haalt meer dan de relevante expertise in huis. Onze HR-consultants zijn mee met HR-trends, zorgen voor constructieve feedback en worden ondersteund door een heel team van experten op vlak van Algemene HR, Reward, Payroll, HR-administratie en juridische HR
3 misvattingen bij outsourcing
Er zijn drie misvattingen die vaak terugkomen en zorgen voor twijfels bij veel ondernemers en bedrijfsleiders.
Outsourcing:
- Zorgt dat je niet alles meer in eigen handen hebt. Dat klopt, maar als opdrachtgever behoud je de controle. Jij bepaalt welke taken of diensten de externe partij uitvoert en wat daarvan de resultaten moeten zijn.
- Maakt de samenwerking zakelijker. Ook dat klopt, want je schakelt als bedrijf een leverancier in voor een specifieke expertise of opdracht en kiest minder voor een concrete persoon. Alleen komt die expertise natuurlijk altijd in de vorm van een persoon en vinden we het bij Securex belangrijk dat er een klik is.
- Lijkt soms duur, omdat je iedere maand een factuur krijgt. Terwijl de kosten van een interne werknemer minder zichtbaar zijn, of minder gekoppeld zijn aan concrete taken.
Welke HR-taken uitbesteden?
Een van de voordelen van HR outsourcing is flexibiliteit in zowel keuze als duur van wat je uitbesteedt. Jij bepaalt wat je uit handen geeft aan een externe partij.
Het is wel zo dat sommige HR-processen vaker worden uitbesteed dan andere. In de meeste gevallen hebben bedrijven een voorkeur om taken of projecten die vallen onder ‘hard HR’ aan externe partners over te dragen.
Onder hard HR vallen:
- Algemene HR en HR-visie, uitgevoerd door profielen die een volledige HR-rol op zich nemen, zoals een HR Business partner, allround HR officer, HR manager of HR director
- Personeelsadministratie zoals verlof en afwezigheden en contractbeheer (HR-administratie)
- Loonberekeningen en uitbetaling (Payroll)
- Opzetten van een verloningsstrategie (Reward en Compensation & Benefits management)
- Geven van juridisch advies (Legal HR)
- En meer
Algemene HR
Als HR-team heb je een belangrijke centrale functie binnen het bedrijf. Je zorgt ervoor dat alle werknemers zich in optimale omstandigheden op hun werk kunnen focussen. En dat binnen de grenzen van het budget van de organisatie.
Om dat te realiseren, heb je iemand aan het roer nodig met een brede HR-visie. Denk aan het opzetten van een aanpak rond:
- Aanwervingen
- Overleg met alle sociale partners
- Een motiverend loonbeleid
- En meer
Uit onze ervaring blijkt dat heel wat HR-teams bij de uitvoering van deze taken een extra paar handen kunnen gebruiken. Bij outsourcing kan je daarom ook kiezen voor een specifiek HR-profiel zoals een allround HR officer, HR business partner, HR manager of HR director.
Payroll outsourcen
Een cruciale kerntaak van HR is het tijdig en correct uitbetalen van werknemers. En dat legt iedere maand een grote druk op de meeste personeelsdiensten.
Het is voor HR-medewerkers vaak niet eenvoudig om op de hoogte te zijn van de:
- Laatste wijzigingen op vlak van sociale en fiscale regelgeving
- Bijzonderheden van internationale tewerkstelling
Daarom kiezen veel bedrijven om hun payrollberekening uit te besteden. Zo is er intern meer tijd vrij om kwalitatieve projecten te realiseren.
Personeelsadministratie uitbesteden
Zonder een correcte registratie van afwezigheden (ziekte, verlof …) is het niet mogelijk om de loonberekeningen foutloos uit te voeren.
Maar net zoals de berekening, neemt die administratie veel tijd in beslag. Daarom is dit ook een taak die vaak uitbesteed wordt, of gaan bedrijven op zoek naar slimme oplossingen om dit complexe en foutgevoelige proces te optimaliseren.
Reward: optimaliseer loon en beloning
Naast het tijdig en correct uitbetalen, is het ook belangrijk dat je je werknemers competitief en aantrekkelijk beloont. Een consultant informeert je hierover en gaat samen met jou op zoek naar de beste oplossingen binnen je bedrijfscontext. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het uitwerken van een loonbonus, van idee tot aangifte bij de overheid en interne communicatie
- Of het invoeren van een flexibele verloning op maat van je werknemers
Juridisch advies (Legal HR)
Je HR-dienst krijgt veel vragen te verwerken, sommige eenvoudig, maar vaak ook complex die om een interpretatie van de sociale wetgeving vragen. Schakel daarom een consultant in die rechtstreeks in contact staat met de juridische dienst van Securex.
Outsourcingaanpak van Securex
Om jou de beste ondersteuning te bieden, ontwikkelde Securex een efficiënte procedure voor HR-outsourcing.
Het traject verloopt in 4 stappen:
- Kennismaking: Samen met een ervaren HR-projectmanager bespreek je tijdens een eerste gesprek jouw behoeftes en verwachtingen. Die vertalen we naar een concrete opdracht
- Search & selectie: Op basis van deze informatie bepalen we het juiste profiel en zoeken we welke consultant het best past binnen jouw organisatie, waarden, visie en strategie. Wij stellen je één of twee consultants voor die passen bij de opdracht
- Akkoord en opstart: Is er een fit, dan maken we een overeenkomst op, waarbij we alle details (precieze acties, prioriteiten en timing) vastleggen
- Opvolging: Tijdens het project, zorgen we voor regelmatige evaluatie en begeleiding. Zo zijn we zeker dat de samenwerking naar wens verloopt
