Inloggen
Service & Contact e-Shop Securex.be
Inloggen
Deeltijdse arbeid: formaliteiten

Welke openbaarheidsvereisten moet de werkgever naleven?

De werkgever die deeltijdse werknemers tewerkstelt, moet een aantal openbaarheidsvereisten naleven.

Laatst bijgewerkt op 1 januari 2023

De werkgever die deeltijdse werknemers tewerkstelt, moet een aantal openbaarheidsvereisten naleven. Doet hij dit niet, dan wordt de werknemer vermoed voltijds te hebben gewerkt.

Deze openbaarheidsvereisten zijn een doeltreffend middel om zwartwerk tegen te gaan.

Vermelding van de uurroosters in het arbeidsreglement

Alle voltijdse uurroosters die in de onderneming toegepast worden, dienen in het arbeidsreglement opgenomen te worden. Om de administratieve last van de werkgevers te verlichten, werd de verplichting om ook alle deeltijdse uurroosters in het arbeidsreglement op te nemen, geschrapt [1] [2].

Dit betekent echter niet dat het arbeidsreglement geen enkel vast deeltijds werkrooster meer moeten bevatten. Aangezien het verboden is om werknemers tewerk te stellen buiten de arbeidstijd vastgesteld in het arbeidsreglement, zal het arbeidsreglement melding moeten blijven maken van de vaste deeltijdse werkroosters die zich niet volledig situeren binnen het uurrooster van de voltijdse werknemers. 

Voorbeeld: indien de voltijdse uurroosters in de onderneming prestaties voorzien tussen 8u en 17u en sommige deeltijdse werknemers werken volgens een uurrooster dat prestaties voorziet tot 18u, dan moet dit uurrooster in het arbeidsreglement opgenomen worden.

Bewaring van een afschrift of uittreksel van de arbeidsovereenkomst

Voor elke deeltijdse werknemer moet de werkgever op de plaats waar het arbeidsreglement geraadpleegd kan worden een afschrift of uittreksel van de arbeidsovereenkomst met vermelding van het uurrooster, de identiteit van de werknemer en de handtekening van beide partijen bewaren. Dit afschrift of uittreksel mag voortaan ook elektronisch bewaard worden.

Bewaring op papier

In concreto moet de plaats waar het arbeidsreglement geraadpleegd kan worden een plaats zijn die altijd gemakkelijk en zonder tussenpersoon bereikbaar is voor de werknemers.

In het geval van een vaste werkplaats van de deeltijdse werknemer vormt dit geen probleem. Wanneer de deeltijdse werknemer op verschillende arbeidsplaatsen wordt tewerkgesteld of geregeld op de baan is, is dit minder duidelijk. De FOD Werkgelegenheid stelt dat individueel nagegaan moet worden hoe sterk de band van de werknemer met de bedrijfszetel is. Veiligheidshalve is het aangewezen om een extra kopie van de arbeidsovereenkomst en van het arbeidsreglement in het voertuig van de werknemer te bewaren.

Elektronische bewaring

Sinds 1 oktober 2017 mag de bewaring van het uittreksel of afschrift ook elektronisch gebeuren. Ook hier moet de werkgever ervoor zorgen dat de werknemer er gemakkelijk toegang toe heeft. Indien een deel van het personeel geen computer ter beschikking heeft, lijkt een bewaring op papier ons nog steeds noodzakelijk.

De FOD WASO heeft ons bovendien laten weten dat de bewaring van een Excel-document niet aan de wettelijke vereisten voldoet, aangezien de handtekening van beide partijen op het te bewaren document moet voorkomen. De digitalisering van een document in PDF-vorm kan daarentegen wel.

Opgelet

Hoewel de wet stelt dat de werkgever een afschrift (kopie) of een uittreksel van de arbeidsovereenkomst moet bewaren, moet de werkgever er wel op letten dat hij hierdoor geen niet-relevante gegevens (zoals bijvoorbeeld het loon) van de deeltijdse werknemers openbaar maakt voor het volledige personeel.

We raden dan ook aan om geen afschrift van de arbeidsovereenkomst te bewaren, maar enkel een uittreksel dat de vereiste gegevens bevat (identiteit, uurrooster en handtekeningen).

Toepassing van een cyclus

Wordt de arbeidsregeling volgens een cyclus van meer dan een week georganiseerd, dan moeten alle uurroosters en de vaste orde waarin ze elkaar opvolgen in de arbeidsovereenkomst vermeld worden. Het begin en het einde van de cyclus moeten op elk ogenblik bepaald kunnen worden.

Indien het begin en het verloop van de uurroosters niet met zekerheid gecontroleerd kunnen worden, moet de werkgever de verwittigingsprocedure voor een variabel uurrooster naleven.

Variabele uurroosters

Vermelding van het kader voor de toepasselijke uurroosters in het arbeidsreglement

Indien er in de onderneming variabele uurroosters van toepassing zijn, moet het kader waarbinnen de variabele roosters worden opgesteld, in het arbeidsreglement worden opgenomen [3].

Dit kader moet de volgende zaken preciseren:

  • Het dagelijks tijdvak waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld
  • De dagen van de week waarop kan worden gewerkt
  • De minimum en maximum dagelijkse arbeidsduur

Wanneer ook de wekelijkse arbeidsduur variabel is, moet dit kader bovendien ook de minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur bevatten.

Tenslotte moet het arbeidsreglement ook de wijze waarop en de termijn waarbinnen de werknemers van hun effectief uurrooster op de hoogte gebracht zullen worden, vermelden (zie hieronder).

Communicatie van het toepasselijke uurrooster

De werkgever die deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster tewerkstelt, moet aan iedere werknemer afzonderlijk ten minste 7 werkdagen op voorhand zijn dagelijks uurrooster bekend maken [4], en dit op een gepaste, betrouwbare en toegankelijke wijze.  Dit gebeurt via een schriftelijk en gedateerd bericht van de werkgever dat het individuele werkrooster bevat en dit op de wijze zoals vermeld in het arbeidsreglement.  Dit kan zowel op papier (bv. via aanplakking, brief, fax) of elektronisch (bv. via mail met een exceltabel in bijlage, bericht op het intranet van de onderneming).

Het bericht met de roosters dient (op papier of in elektronische vorm) bewaard te worden op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd vanaf het moment dat het van kracht is en dit tot één jaar nadat het opgehouden is van kracht te zijn.

Opmerking: de FOD WASO heeft laten weten dat een verzending van het uurrooster per sms niet als een gepaste wijze van bekendmaking beschouwd kan worden, onder meer omdat het zeer moeilijk is om dit soort berichten te kunnen bewaren.

Sanctie

Vermoeden voltijdse tewerkstelling

Wanneer de werkgever de uurroosters niet op de hierboven omschreven wijze bekend maakt, zullen de werknemers vermoed worden arbeid verricht te hebben in het kader van een voltijdse arbeidsovereenkomst.  Dit vermoeden van voltijdse tewerkstelling geldt niet enkel voor de dag waarop vastgesteld werd dat de openbaarheidsvereisten niet werden gerespecteerd, maar voor de hele periode van tewerkstelling [5].

Het vermoeden van voltijdse tewerkstelling heeft tot gevolg dat de RSZ bijdragen zal kunnen vorderen op basis van een voltijds (fictief) loon terwijl er in werkelijkheid slechts deeltijds gewerkt werd. Lange tijd heerste onduidelijkheid of het vermoeden ook ten voordele van de werknemer ingeroepen kon worden. Het Hof van Cassatie heeft onlangs echter definitief geoordeeld dat dit vermoeden niet door de werknemer zelf ingeroepen kan worden. Niettemin blijft de sanctie zwaar: het kan immers gaan over vele jaren deeltijdse tewerkstelling waarvoor, omwille van het vermoeden, bijkomende RSZ-bijdragen betaald moeten worden [6].

Weerlegbaar

Ook over het feit of dit vermoeden weerlegbaar of onweerlegbaar is, bestond lange tijd discussie. Omdat zowel het Hof van Cassatie als het Grondwettelijk Hof [7] oordeelde dat het om een weerlegbaar vermoeden ging, werd de wettekst in die zin aangepast [8].

De werkgever kan het vermoeden van voltijds werk dus weerleggen als hij bewijst dat zijn werknemers werkelijk deeltijds tewerkgesteld zijn, bijvoorbeeld door een transparant systeem van controle van registratie van de arbeidsuren voor te leggen.  

[1] Het is echter niet verplicht om de deeltijdse uurroosters die nog in het arbeidsreglement opgenomen zijn, eruit te halen.

[2] De variabele uurroosters van de voltijdse werknemers moeten daarentegen nog steeds in het arbeidsreglement opgenomen worden.

[3] Artikel 6 §1 1° van de wet van 8 april 1965 betreffende de arbeidsreglementen.

[4] De termijn voor de voorafgaande bekendmaking (7 werkdagen op voorhand) kan door een bij koninklijk besluit algemeen verbindend verklaarde CAO gewijzigd worden, zonder evenwel minder te mogen bedragen dan 3 werkdagen.

[5] Hof van Cassatie,12 februari 2009.

[6] Er moet bovendien rekening mee gehouden worden dat ook de onbetaalde persoonlijke bijdragen (die normaal ten laste van de werknemer vallen) in dit geval door de werkgever betaald moeten worden.

[7] Arrest van het Hof van Cassatie van 7 februari 2011 en arrest van het Grondwettelijk Hof van 17 november 2011.

[8] Programmawet (I) van 29 maart 2012, Belgisch Staatsblad van 6 april 2012, derde editie. Deze bepaling is op 16 april 2012 in werking getreden.

Alle artikelen over Deeltijdse arbeid: formaliteiten