Gemeenschappelijk georganiseerd vervoer

Definitie van het gemeenschappelijk vervoer

Gemeenschappelijk georganiseerd vervoer is het collectief vervoer van werknemers met elk voertuig dat geschikt is voor het vervoer van minimum twee personen (bv. wagen, bedrijfswagen, moto, vrachtwagen, bestelwagen,… enz.). De werknemers die gebruik maken van dit gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, genieten – onder bepaalde voorwaarden – van een fiscale gunstmaatregel.

In het specifieke geval dat een werknemer met zijn eigen wagen of een bedrijfswagen collega’s oppikt op weg naar hun werkplaats, dan wordt dit gemeenschappelijk georganiseerd vervoer bestempeld als “carpooling” (zie ‘bijzonder geval’ nummer 3).

Voorwaarden gemeenschappelijk georganiseerd vervoer

Om de gunstige fiscale behandeling te kunnen genieten, moet het vervoer door de werkgever georganiseerd zijn.

De organisatie van dat vervoer veronderstelt dat de werkgever of de groep van werkgevers:

• De gebruiksregels, modaliteiten en voorwaarden van de vergoeding als bijdrage in de kosten van het woon-werkverkeer vastlegt
• Via een collectieve of individuele schriftelijke overeenkomst
• En het gebruik ervan controleert

Opdat men van georganiseerd gemeenschappelijk vervoer zou kunnen spreken, moet de onderneming een collectief vervoerreglement (of carpoolingreglement) ingevoerd hebben dat minstens de deelnemingsvoorwaarden, de controleregels en de toe- of uittredingsregels bevat.

Bovenstaande voorwaarden gelden niet alleen voor de werknemers die opteren voor de forfaitaire aftrek van hun beroepskosten, maar ook voor de werknemers die beslissen om hun werkelijke kosten te bewijzen.

Fiscale gunstregeling - Een belastingvrij sociaal voordeel of een vrijgestelde vergoeding

De werkgever die een gemeenschappelijk vervoer van zijn personeelsleden organiseert, mag hun dit voordeel gratis of aan verlaagde prijs aanbieden. In dat geval zal de werknemer een belastingvrij sociaal voordeel genieten [1].

Hij mag ook een belastingvrije vergoeding toekennen die beperkt is tot de prijs van het treinabonnement in 1^e klasse voor diezelfde afstand.  Om die vergoeding van belasting te kunnen vrijstellen, mag de begunstigde zijn werkelijke kosten niet aangeven.  Hij zal ook aan zijn werkgever moeten bevestigen dat hij zijn werkelijke kosten niet zal vermelden in zijn belastingaangifte.

Opgelet! Deze fiscale gunstbehandeling is echter enkel van toepassing indien het gemeenschappelijk vervoer door de onderneming georganiseerd wordt.  Anders zijn de algemene regels van toepassing.

Hoe wordt de door de werkgever toegekende vergoeding berekend?

Het bedrag van de vergoeding wordt berekend op basis van de prijs van een treinabonnement in 1^e klasse voor de normale afstand over de weg tussen de plaats van vertrek en de bestemming. 

Nieuwe evaluatie sinds inkomstenjaar 2016

De prijs die weerhouden wordt, mag de prijs zijn die het voordeligst is voor de werknemer. Vroeger stemde deze doorgaans overeen met de prijs van de weektreinkaart. Door de afschaffing van de weektreinkaarten eerste klasse sinds 1 september 2015, heeft de FOD Financiën beslist om voortaan het tarief dat op 1 februari geldt voor een maandabonnement in eerste klasse als referentiewaarde te nemen [2]. Dat tarief levert immers momenteel de hoogste vrijstelling voor de belastingplichtige op.

Voor het beoogde jaar zal men het aantal maandabonnementen berekenen door het aantal dagen waarop men het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever gebruikt door 20 te delen ongeacht de arbeidsregeling en het aantal werkdagen in de maand.

Voorbeeld: de afstand die voor een enkele reis met het gemeenschappelijk vervoer afgelegd wordt tussen de opstap- en de werkplaats  bedraagt 26 km. Het maandtarief voor een enkele reis van 26 km bedraagt 148 euro. De werknemer heeft gedurende 90 dagen gebruik gemaakt van het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever. Hij zal recht hebben op een vrijgestelde  jaarvergoeding van 148 x 90/20, hetzij 666 euro.

Hoe wordt de vergoeding op de fiscale fiche vermeld?

Het totale jaarbedrag van de vergoedingen die de werkgever toekent aan de werknemer die het georganiseerd gemeenschappelijk vervoer gebruikt, dient vermeld te worden in vak 14b van fiscale fiche 281.10 (vak 6a in geval van een fiscale fiche 281.20: gewone bezoldiging [3]).

Opgelet! Alleen de vergoeding die betrekking heeft op de verplaatsingen die de werknemer werkelijk met georganiseerd gemeenschappelijk vervoer heeft afgelegd, mag hier vermeld worden. Zij is bovendien beperkt tot de prijs van een treinabonnement in 1^ste klasse.

Wat indien een hogere vergoeding wordt toegekend?

Het eventuele bedrag van de vergoeding voor georganiseerd vervoer (anders dan met een ter beschikking gesteld voertuig) dat hoger is dan de prijs van een treinabonnement 1^ste klasse, moet vermeld worden onder vak 6b (voordelen van alle aard) op fiscale fiche 281.10 [4].

Schematisch

Aftrekbaarheid door de werkgever

Sinds 1 januari 2020 zijn de kosten voor de organisatie van het gemeenschappelijk vervoer niet meer voor 120%, maar nog slechts voor 100% aftrekbaar.[5]

[1] Circulaire n° Ci.RH 241/569.802 van 23 08.2005 en advies aan de werkgevers en andere schuldenaars van bedrijfsvoorheffing.

[2] Circulaire AGFisc N) 1/2016 (n) Ci.703.111) dd 15.01 .2016.

[3] Wat bedrijfsleiders betreft (fiscale fiche 281.20) gelden deze principes niet. De vergoeding die hen zou worden toegekend in het kader van gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, wordt volledig als bezoldiging beschouwd.

[4] Wat bedrijfsleiders betreft (fiscale fiche 281.20) gelden deze principes niet. De vergoeding die hen zou worden toegekend in het kader van gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, wordt volledig als bezoldiging beschouwd.

[5] Wet van 25 december 2017 tot hervorming van de vennootschapsbelasting, BS, 29 december 2017