Menu
Blog Werkgevers

Hoe kunt u als organisatie thuiswerken implementeren?

Werkgevers | 31 juli 2018 | Geschreven door Hermina Van Coillie

Het aantal werknemers dat kan kiezen waar en wanneer hij werkt, stijgt elk jaar.  Toch kan momenteel slechts 1 op 4 (23%) van de Belgische werknemers kiezen waar en wanneer hij werkt.

Hoe kunt u als organisatie thuiswerken implementeren?
Wat doet u in uw organisatie? Hoe zit het met uw medewerkers? Mogen zij (soms) kiezen waar en wanneer ze werken? Voor u als werkgever kan deze flexibiliteit veel voordelen opleveren. Maar bezint eer ge begint! Als u deze vrijheid zomaar aan iedereen geeft, stijgt hiermee ook de kans op misbruik.

Hier zijn vijf concrete tips die u kunnen helpen bij uw voorbereiding.


1. Evalueer eerst de randvoorwaarden
  • Is de infrastructuur in orde?
Hebben uw werknemers de juiste middelen om van thuis of vanuit een satellietkantoor te werken? En volstaan deze ook om eventueel buiten de kantooruren en tijdens vakanties te werken? Denk maar aan een smartphone, laptop, de nodige software voor online meetings, chatfuncties, enz.

Op kantoor zelf werkt u best met flexibele werkplekken. Zo heeft of huurt u geen onnodige bureaus en ruimtes. Idealiter bestaat uw kantoorruimte uit een mix van verschillende bureau-types:
  • Ruimtes waar lawaai is toegelaten (om te overleggen, om snel op elkaar in te spelen, te telefoneren, enz.)
  • Vergaderruimtes
  • Snelle overlegplekken (eventueel voor rechtstaande korte meetings)
  • Stilteruimtes waarstilte de norm is
Op deze manier kan elke werknemer afhankelijk van zijn noden en de beschikbaarheid kiezen waar hij plaatsneemt.
 
  • Hebben uw leidinggevenden voldoende maturiteit?
Uw leidinggevenden spelen een cruciale rol in dit ‘keuze-beleid’. Een succesvolle implementatie is afhankelijk van hun ‘goodwill’ hierin en hun vaardigheden om hiermee om te gaan. Deze korte checklist kunt u hanteren om te zien of uw leidinggevenden extra ondersteuning nodig hebben.
 
  • Zijn ze klaar om te evalueren op output en niet op gewerkte uren?
  • Kunnen en willen ze hun teamleden ‘loslaten’?
  • Zijn ze mee in het verhaal van ‘vertrouwen’?
  • Zijn ze in staat om in te schatten wie van hun medewerkers om kan met deze vrijheid en wie ze dit ‘privilege’ best nog niet geven?
  • Kunnen ze deze distinctieve boodschap op een verbindende manier overbrengen?
Hierbij kunt u ook eens aftoetsen of uw leidinggevenden zelf bereid zouden zijn om eens thuis te werken. U hoeft ze hier zeker niet toe te verplichten, maar het kan hen wel helpen om zich beter in te leven in de wereld van de thuiswerker.
 
  • Zijn uw werknemers er klaar voor?
Het is belangrijk dat uw werknemers het vertrouwen verdienen en er klaar voor zijn. Onthoud dat niet iedereen om kan met deze vrijheid. Voor sommigen geeft dit teveel (keuze-) stress. Voor anderen, zij die niet autonoom gemotiveer zijn, zal de verleiding  om de kantjes ervan af te lopen te groot zijn. Als u werknemers heeft die werken omdat ze moeten, dus gecontroleerd gemotiveerd zijn, en u neemt die externe controle weg (zoals de prikklok, of sociale controle op de werkvloer, enz.), dan zullen ze automatisch minder hard werken. Bij autonoom gemotiveerde werknemers daarentegen is dit niet zo. Zij blijven hard werken, ongeacht of er nu controle is of niet. Een gedifferentieerd beleid is hier dus aangeraden! Werknemers die proberen de kantjes ervan af te lopen, geeft u pas de flexibiliteit als ze hiervoor klaar zijn. Hen voorbereiden kan door hun autonome motivatie te verhogen.
 
  • Is er vertrouwen?
Werknemers laten kiezen wanneer ze werken, zonder dat u ze vertrouwt, is gedoemd om te mislukken. De bedoeling is niet dat de leidinggevende zal controleren of, waar, en wanneer de werknemer werkt.  Maar wel dat hij deze beslissing bij de werknemer laat en hem hierin dan ook vertrouwt. Het aanbieden van flexibiliteit inzake waar en wanneer een werknemer werkt, kan dus pas vanaf er vertrouwen is in die werknemer.

2. Het is een voorrecht, geen recht Kunnen kiezen waar en wanneer iemand werkt, mag de samenwerking niet belemmeren. Een thuiswerkdag is geen excuus om niet naar een meeting te komen. Als iedereen dit als reden zou gebruiken, wordt het bijna onmogelijk om nog meetings in te plannen. Organisatie- of teambelang primeert boven deze vrijheid. Bij werknemers die deze vrijheid aankunnen, zult u merken dat dit ook vlot loopt. Deze werknemers zetten sowieso hun werk en organisatie op de eerste plaats, en zullen automatisch prioriteit geven aan meetings of andere verwachtingen. Bij andere werknemers daarentegen zal dit proces (aanwezigheid in bedrijf op een ‘thuiswerkdag’) moeizamer verlopen. Als organisatie behoudt u altijd de vrijheid om de keuze voor sommige medewerkers te beperken als u vaststelt dat die persoon er toch niet mee om blijkt te kunnen.
3. Beperk het in de tijdProbeer te vermijden dat werknemers teveel contact verliezen met hun organisatie en collega’s. Ook hier is het moeilijk om een duidelijke grens af te bakenen.  Afhankelijk van de aard van de projecten en de ingesteldheid van de werknemer kan het zijn dat iemand soms wat meer en soms wat minder thuiswerkt. Voor de ene is aanwezigheid in de organisatiegebouwen en contact met collega’s belangrijker dan voor de andere. Probeer gemiddeld op maandbasis uit te komen op een aanwezigheid in de organisatie van 2 tot 3 dagen per week.

4. Verplicht het niet, maar biedt het aan als keuzeKeuzevrijheid is niet voor iedereen een cadeau. Noch qua plaats, noch qua tijd. Niet iedereen wil kiezen wanneer hij werkt. Sommige werknemers zijn blij met een vaste nine-to-fivestructuur. Idem voor de werkplek. Er zijn werknemers die niet graag thuis werken, of die zeggen dat ze zich thuis niet kunnen concentreren. Voor deze werknemers is een werkplek op kantoor de beste keuze. Hen verplichten om thuis te werken is geen goed zaak.

Er zijn natuurlijk ook een hele hoop jobs waarin flexibiliteit qua plaats of tijd niet mogelijk is. Denk maar aan chirurgen, tandartsen, verpleegsters of poetsvrouwen.

5. Bescherm uw werknemers.Thuiswerkers werken vaak harder en efficiënter en zijn vaak ook sterker geëngageerd. Sommigen vinden het moeilijker om een duidelijke grens te trekken tussen werk en privé. Sowieso is die grens al vervaagd voor de thuiswerker. Voor zij die ’s avonds bijvoorbeeld moeite hebben om te stoppen met werken, is het risico op een burn-out op termijn ook groter. Als u merkt dat een thuiswerker veel meer uren klopt dan u van hem verwacht, maak hem hier dan op attent en geef aan dat ook voor hem de werkdag maar acht uren heeft.
 
0 Reactie(s) Verberg/toon commentaren
Geen reactie.
Geef een reactie