Menu
Blog Werkgevers

Hopeloos overwerkt… of slecht georganiseerd?

Werkgevers | 18 oktober 2018 | Geschreven door Sophie Dumont

Het Nieuwe Werken, een complexe werkomgeving, de impact van de nieuwe technologieën, de overkill aan informatie, leven tegen 100 per uur… Allemaal elementen die aangepaste werkmethodes vergen.

Hopeloos overwerkt… of slecht georganiseerd?
Om erin te slagen de gemoedsrust te behouden en een evenwicht tussen beroeps- en privéleven te bewaren, kortom om tijd te winnen, minder stress te kennen en efficiënter te werken, aarzel niet om onderstaande adviezen op te volgen en, vooral, die aan uw medewerkers door te geven.
 
1. Gedaan met uitstelgedrag
Sleept u ook, dag in dag uit, taken mee die u niet bepaald graag wilt uitvoeren? In het HR-jargon noemt men die taken “blokken aan uw been” die men met zich voortsleept. Best een sprekend beeld, niet?

Jammer genoeg kunnen deze “blokken aan uw been” ook een dringend karakter aannemen. Om te vermijden dat zij elke dag opnieuw onze gemoedsrust verpesten, rapen wij al onze moed bijeen, en beginnen wij elke morgen net met die vervelende taken. Hoe blij is men niet als men die uit zijn to do-lijst kan schrappen…  
 
2. Laat u niet afleiden
Talrijke mensen werken samen op plateaus… die min of meer luidruchtig zijn, afhankelijk van de dagen en van de al of niet aanwezige collega’s. Dit type omgeving leent zich zeker tot communicatie en creativiteit, maar de nodige concentratie vinden ligt minder voor de hand. Moet u een opdracht tot een goed einde brengen die concentratievermogen vereist? Zonder u af! Verander van bureau, installeer u in een aparte ruimte en als dit niet mogelijk is, gebruik een headset… met of zonder muziek. 

Laten wij, naast de verstrooiingen die omgevingsgebonden zijn, de impact van de technologie niet minimaliseren. Wilt u niet constant gestoord worden door nieuwe mails in uw mailbox, zet het geluid, de pop-ups of elke melding die de komst van een nieuwe mail aangeven, af. Zo zult u niet geneigd zijn om elke inkomende mail meteen te raadplegen. Want ja, besef goed dat het telkens 5 minuten vergt om de lijn van uw gedachten terug op te vissen, vooraleer u opnieuw gefocust bent.   
 
3. Schakel het werken op automatische piloot uit
Heeft u soms de indruk dat u “op automatische piloot” werkt? U komt ‘s ochtends toe, begroet de collega’s, zet uw computer aan en opent meteen uw mailbox? Wees gerust, u bent lang niet de enige die tegen deze slechte gewoonte zondigt.  

Begin eerst met de “blokken aan uw been” (tip 1)! En bepaal vervolgens, voor elke nieuwe taak, uw prioriteiten. Neem de tijd om na te denken vooraleer u hals over kop op de laatst ontvangen vragen te storten... die mogelijk niet dringend zijn.   
 
4. Het klokje tikt en slaat 11 uur, tijd voor de mailbox
De ideale organisatiemethode bestaat erin de momenten te plannen waarop u uw e-mails raadpleegt. Denk erom in uw agenda twee tijdvensters te voorzien waarop u zich volledig focust op het beantwoorden van inkomende e-mails. 
Wanneer u de verwerking van uw e-mails aanvat, moet u eerst en vooral de tijd inschatten die u zult moeten vrijmaken om op een e-mail te antwoorden. Inderdaad, elke e-mail waarop u in minder dan 2 minuten kunt antwoorden, verdient een onmiddellijk antwoord. Start dan ook met die mails. Zo kunt u vervelende e-mails verwijderen, waarop een simpel kort antwoord vaak volstaat.  

Voor de e-mails waarbij u meent dat het beantwoorden meer zoek- en denkwerk vereist, dient u het moment te plannen waarop u die zult verwerken, net zoals u tijd inplant voor andere opdrachten.  

Korte nuttige info: wist u dat u minder productief bent net na de middagpauze? Als u nu eens die periode gebruikt om uw mails te lezen en te verwerken? Of ondervindt u eerder problemen als de namiddag zowat halverwege is?
 
5. Pauze!
En vergeet vooral geen tijd voor een pauze te voorzien. Een mens is immers nooit zo doeltreffend als wanneer hij net zijn gedachten verzet heeft. Las wat beweging in, wandel naar de koffiemachine, haal een frisse neus buiten… en u zult nadien veel beter presteren.

Hebben deze adviezen u geholpen? Als u er zo in slaagt 15 minuten per dag te winnen, vertegenwoordigt dit 1,5 week op jaarbasis. En dat is toch niet verwaarloosbaar, nietwaar? Denk hier even over na? En wat als alle leden van uw team nu ook eens deze adviezen zouden toepassen?

Aarzel niet om deze informatie te delen met uw medewerkers. En vooral, als u wenst dat uw teams nog efficiënter gaan werken, stel hen voor om de opleiding “Sustainable way of working” te volgen. Advies en coaching, de ideale combinatie om erin te slagen de gedragspatronen op duurzame basis te wijzigen.
 
0 Reactie(s) Verberg/toon commentaren
Geen reactie.
Geef een reactie