Meten is weten
Lukraak acties uitvoeren in de hoop dat het aantal afwezigheden daalt, werkt niet in de praktijk. In het beste geval ziet u resultaat op korte termijn maar al te vaak blijven resultaten uit. U kiest beter voor een onderbouwde en procesmatige aanpak.
Breng eerst de situatie in uw organisatie in kaart. Analyseer de absenteïsmeparameters. Wat was de interne evolutie binnen uw organisatie de voorbije jaren? Hoe scoort uw organisatie t.a.v. de sector of de Belgische arbeidsmarkt? Melden uw medewerkers zich minder vaak of juist vaker ziek dan werknemers in andere organisaties? Is de gemiddelde afwezigheid langer of korter dan elders? Scoren sommige diensten of afdelingen opmerkelijk beter of slechter? Kijk naar wat de cijfers u vertellen.
Een diepgaande analyse van de absenteïsmecijfers brengt gegarandeerd verrassende inzichten naar boven. Die vormen niet alleen de basis voor een goed actieplan, maar ook de onderbouw en argumentatie voor uw beleid.
Wilt u deze basis nog versterken en uw kennis uitbreiden, ga dan op zoek naar de drivers van absenteïsme in uw organisatie (bijvoorbeeld welke impact heeft verplaatsingstijd, afstand tot de directie …) en koppel de welzijnsmetingen (bijvoorbeeld risicoanalyse psychosociaal welzijn, tevredenheidsmeting …) aan uw absenteïsmeparameters.
Maak een duidelijk kader
In de volgende stap formuleert u antwoorden op de 5 W’s:
- Waarom werkt u rond afwezigheden?
- Welke doelstellingen wilt u behalen?
- Wie betrekt u erbij?
- Wat verwacht u van deze personen?
- Wanneer is er actie nodig?
Bepaalde zaken zijn nodig binnen een goed absenteïsmebeleid. Denk aan zorg voor de medewerker, focus op gezondheid, gedeelde verantwoordelijkheid, open communicatie, wederzijds vertrouwen, een objectieve en uniforme basis …
Dit klinkt mooi op papier, maar vaak is het moeilijk in de praktijk om te zetten. Probeer dus om de vastgelegde waarden en doelen voelbaar te maken voor alle betrokken partijen. En dat zowel in de acties en de wijze waarop deze uitgevoerd worden.
Geef ruimte aan maatwerk
Het basiskader uit vorige stap omschrijft alle verwachtingen en acties voor elke actor in de onderneming. In sommige teams of afdelingen zal dit basisplan echter niet volstaan om resultaten te bereiken. In deze gevallen moet een gericht actieplan op maat opgemaakt worden. Vooral in grote ondernemingen is dit maatwerk nuttig.
Let wel op: de aanpassingen moeten een objectieve en gefundeerde onderbouw hebben. Willekeurig groepen viseren is zeker niet de bedoeling en zal meer kwaad dan goed doen
Zorg dat het thema leeft (en blijft leven)
Staan alle neuzen in dezelfde richting? Goed. Dan pas begint het echte werk. U moet er namelijk voor zorgen dat elke werknemer en leidinggevende zin krijgt om het absenteïsmebeleid om te zetten in de praktijk. Wij geven alvast enkele concrete tips:
- Zorg voor een duidelijk ownership voor het project
- Stem de communicatie af op maat van de doelgroep
- Laat weten bij wie men terecht kan voor vragen en extra ondersteuning
- Geef niet te snel op, want de uitrol van het beleid vraagt tijd
- Handel consequent. Voer het beleid correct uit en spreek mensen aan wanneer de afspraken niet gevolgd worden.
- Plan periodieke evaluatiemomenten in om de acties levendig te houden
Probeer absenteïsme te verankeren in een breder kader. Zet bijvoorbeeld in op een goede fysieke en mentale gezondheid, zodat medewerkers vol energie aanwezig kunnen en willen zijn. Neem acties rond het ABC van autonome motivatie. Onderzoek toont aan dat het absenteïsme van autonoom gemotiveerde mensen lager ligt. Bovendien voelen zij zich beter op het werk omdat ze vanuit een gevoel van zinvolheid handelen.
Ook leiderschap speelt een cruciale rol. Investeer in een blijvende ondersteuning en coaching om leiderschapskwaliteiten binnen de organisatie verder te ontwikkelen. Ook dat heeft een positieve invloed op het absenteïsmecijfer. Tenslotte is er nog de arbeidscontext. Denk bijvoorbeeld aan ergonomisch werken, maatregelen inzake veiligheid, glijdende werkuren en de mogelijkheid tot thuiswerken.
