Menu
Blog Werkgevers

Flexibel personeel inzetten voor e-commerce

Werkgevers | 04 februari 2021 | Geschreven door Frederik Dhont

Het succes van e-commerce en online bestellen is sinds de coronacrisis enkel groter geworden. Veel “bakstenen” winkels zijn tegenwoordig virtueel dag en nacht open. Mogelijk moet u als werkgever uw personeel daarom anders inzetten – lees: meer flexibel.
 

Flexibel personeel inzetten voor e-commerce
Arbeidsroosters aanpassen? Werknemers laten werken ‘s avonds, ‘s nachts of op zondag? Het kan binnen bepaalde grenzen. Vaak moet u wel enkele formaliteiten naleven en soms ook een toeslag op het loon betalen. Op deze pagina komt u meer te weten over de regelingen voor kleinhandelaars!
 

Arbeidsroosters aanpassen

Een wijziging aan de arbeidsroosters hoeft niet noodzakelijk een aardverschuiving te zijn. Soms volstaat het dat een deeltijdse werknemer een extra namiddag komt werken. Of om een uurrooster wat vroeger of later te laten beginnen. Bijvoorbeeld: een werknemer begint nu om 10u en werkt tot 18u, terwijl het vroegere rooster liep van 8u tot 16u.
 
In die gevallen moet u twee zaken controleren:
  • Er moet een bijlage bij de arbeidsovereenkomst ondertekend worden, wanneer de werknemer meer of minder uren presteert dan oorspronkelijk overeengekomen.
  • U moet de uurroosters opnemen in uw arbeidsreglement. Dat betekent zo nodig de procedure doorlopen om het arbeidsreglement aan te passen.
 

Avond- en nachtwerk

Heeft u nood aan werkkrachten die ’s avonds of zelfs ’s nachts online bestellingen en verzendingen opvolgen? Houd dan rekening met:
  • De basisregels voor alle prestaties tussen 20 uur ’s avonds en 6 uur ’s ochtends
  • De extra regels wanneer die prestaties regelmatig tussen middernacht en 5 uur ’s ochtends plaatsvinden
 

Basisregels tussen 20 uur en 6 uur

Nachtarbeid is bij wet verboden in België, en daarmee bedoelt de wet alle prestaties vanaf 20 uur tot 6 uur. Gelukkig bestaat er een uitzondering op dat verbod voor ondernemingen die aan e-commerce doen. Zij mogen hun personeel aan het werk zetten voor het uitvoeren van “alle logistieke en ondersteunende diensten verbonden aan de elektronische handel”. Denk hierbij aan de orderverwerking, de verpakking, de verzending, de telefonische klantendienst …
 
Wenst u gebruik te maken van die uitzondering? Houd dan rekening met deze twee zaken:
  • U moet de uurroosters opnemen in uw arbeidsreglement. Dat betekent zo nodig de procedure doorlopen om het arbeidsreglement aan te passen.
  • Er zijn extra formaliteiten voor regelmatige prestaties tussen middernacht en 5 uur. Hierna leest u er meer over.
💡  Werkgevers in het paritair comité nr. 201 die meer dan 30 personen tewerkstellen, zijn aan hun bedienden een loontoeslag van 25% verschuldigd voor arbeid na 19 uur. Wat arbeiders betreft, variëren de toeslagen per paritair comité. Uw Securex Client Advisor maakt u graag wegwijs.
 

Soms extra regels tussen 0 uur en 5 uur

Als het een vaste gewoonte is dat uw werknemers werken tussen middernacht en 5 uur, dan moet u een zogenaamde arbeidsregeling met nachtprestaties invoeren. Eerst moet u een raadplegingsronde houden binnen de onderneming. Naargelang u een vakbondsafvaardiging in uw onderneming heeft of niet, zult u vervolgens een ondernemings-cao moeten afsluiten dan wel uw arbeidsreglement moeten aanpassen.
 
Als de nachtprestaties uitzonderlijk zijn, dan moet u de speciale procedure niet volgen. U kunt dan bijvoorbeeld beroep doen op een systeem van overuren… Wat ons naadloos bij het volgende onderwerp brengt!
 
TIP 💡 Avond- en nachtwerk invoeren is maatwerk. Uw Securex Legal Advisor denkt daarom met u mee bij alle stappen en formaliteiten.
 

Overuren

Soms is er onverwacht veel werk. Om daar toch enigszins op voorbereid te zijn, sluiten sommige werkgevers een ‘akkoord vrijwillige overuren’ met werknemers die graag wat extra bijverdienen. Het volstaat dat beide partijen om de 6 maanden hun handtekening zetten onder dit document, waarna er tot 120 overuren per jaar gewerkt kunnen worden mits overloontoeslag. Die overuren worden niet ingehaald.
 
Ook andere situaties kunnen aanleiding geven tot het presteren van overuren. In situaties van overmacht – er is bijvoorbeeld een lek in uw magazijn – kunt u eenzijdig beslissen om uw personeel overuren te laten presteren. Ook bij een buitengewone vermeerdering van werk is dat het geval, maar dan moet u minstens 24 uur op voorhand het nieuwe arbeidsrooster aankondigen. Er kan bijvoorbeeld een buitengewone vermeerdering van werk zijn wanneer er onverwacht een partij felbegeerde consumentengoederen wordt geleverd.
 
TIP 💡 Download uw template ‘vrijwillige overuren’ in onze e-Shop. Een overzicht van de andere mogelijkheden rond overuren vindt u dan weer in ons dossier op Lex4You.
 

Werken op zondag

Werken op zondag vraagt niet om een speciale procedure, u moet gewoon nagaan in welke mate de wet het toelaat in uw onderneming. De regels zijn dezelfde voor fysieke winkels en webshops. In bepaalde voedings- en andere winkels mag er de hele zondag gewerkt worden (raadpleeg hier de lijst).
 
Valt u buiten die lijst, dan mag er in uw kleinhandelszaak enkel gewerkt worden op zondagvoormiddag van 8 tot 12 uur. Jaarlijks kunt u uw personeel dan nog enkele volledige zondagen naar keuze optrommelen. Afhankelijk van uw sector – en de al dan niet aanwezigheid van een vakbondsafvaardiging of ondernemingsraad in uw onderneming – gaat het om drie of zes volledige zondagen.
 
💡  In de paritaire comités nr. 201.000 en 201.020 (kleinhandel) kunnen er jaarlijks zes volledige zondagen gewerkt worden, mits een loontoeslag. Lees meer op Lex4You (login vereist) of contacteer uw Securex Legal Advisor voor meer info.
 

Een nieuwe jobinhoud

Is de functie van een medewerker geëvolueerd, als gevolg van de focus op e-commerce? Denk aan een verkoopmedewerker die een administratieve functie opneemt. Dan controleert u best twee zaken:
  • Er moet een bijlage bij de arbeidsovereenkomst ondertekend worden, wanneer de werknemer een ander soort werk uitvoert dan oorspronkelijk overeengekomen.
  • U moet nagaan of de werknemer zeker het minimumloon ontvangt dat bij zijn/haar nieuwe functie hoort wanneer dit hoger wordt dan het huidige loon. 
 

Hoe pak ik dit alles aan?

Geen idee hoe u hier best aan begint? Klop dan aan bij uw Securex Legal Advisor voor een persoonlijk advies over uw personeelsorganisatie. Wij geven u meteen ook de nodige (juridische) documenten in handen.
 
Verder kunt u ook rekenen op uw Securex Ondernemingsloket voor
  • Advies van een business coach: aanpassen van uw business model, een analyse van de financiën en een goed voorbereide commerciële en operationele organisatie.
  • Juridische begeleiding: verplichte vermeldingen op uw webshop, het opstellen van algemene voorwaarden, een GDPR-conforme privacyverklaring.