Hoe verloopt een fiscale visitatie?
Tijdens de visitatie zal een belastingcontroleur de aard van de beroepsactiviteiten vaststellen en nagaan welke middelen (voorraad, productie-installaties, vervoer …) de belastingplichtige daarvoor gebruikt. Fiscale ambtenaren mogen de boeken en bewijsstukken inkijken die ze aantreffen in beroepslokalen. Toch is het fiscaal visitatierecht niet te vergelijken met een huiszoeking.
De fiscus mag enkel een visitatie uitvoeren mits uitdrukkelijke toestemming. Ook tijdens het bezoek mag de controleur niet zomaar kasten en deuren openen of computers en harde schijven doorzoeken. Belastingplichtigen kiezen zelf of ze aan deze onderzoeksvragen gevolg geven. Wie de toegang ontzegt of op één of andere manier medewerking weigert, riskeert evenwel administratieve boetes van € 50 tot € 1.250 in geval van controles inzake inkomstenbelasting en van € 25 tot € 2.500 in geval van controles inzake btw.
Fiscale ambtenaren hebben het recht om boeken en bewijsstukken mee te nemen om belastbare inkomsten te bepalen. Dit heeft enkel betrekking op afgesloten boekjaren en niet op het lopende boekjaar. De belastingplichtige moet hiervan een proces-verbaal ontvangen binnen de vijf werkdagen volgend op de dag waarop de stukken zijn meegenomen.
Fiscale ambtenaren hebben geen recht op toegang tot privébestanden, die niet relevant zijn voor het bepalen van de belastingschuld. Het is raadzaam om zich te verzetten tegen pogingen om zulke bestanden te raadplegen. Indien aan dit verzet geen gevolg gegeven wordt, vraag dan om het protest op te nemen in het proces-verbaal.
Doelgebondenheid van de fiscale visitatie
De fiscale visitatie heeft een doelgebonden karakter. De gemachtigde ambtenaren kunnen hun visitatierecht dus enkel aanwenden voor een aantal bepaalde, specifieke doeleinden die in de wet zijn opgesomd:
- Welke activiteiten worden verricht
- Het belang van de activiteit
- De aard en de hoeveelheid voorraden in bezit
- De aard en de hoeveelheid voorwerpen, installaties en rollend materieel
- De boeken en documenten die zich aldaar bevinden
- Het geïnformatiseerd boekhoudsysteem
Waar mag het visiteren plaatsvinden?
De fiscus heeft toegang tot alle lokalen en gebouwen waar beroepsactiviteiten plaatsvinden of waar zij vermoeden dat een beroepsactiviteit plaatsvindt. Deze kunnen ook van tijdelijke aard zijn zoals bouwwerven. Dit moet concreet vermeld zijn in de aanstellingsbrief.
De visitatie mag plaatsvinden tijdens de uitoefening van de bedrijfswerkzaamheid, indien nodig ’s nachts. Daarnaast geldt het visitatierecht ook voor voertuigen – zelfs als ze slechts gedeeltelijk voor beroepswerkzaamheden gebruikt worden – bijvoorbeeld om de kilometerstand ervan te controleren.
Ambtenaren specifiek belast met de visitatie inzake btw mogen alle vervoersmiddelen tegenhouden en onderzoeken, met inbegrip van containers, die gebruikt of vermoedelijk gebruikt worden om de activiteiten die in het Btw-Wetboek vermeld worden uit te voeren. Het doel is dan om de vervoerde goederen, boeken en bewijsstukken te controleren. Het Btw-Wetboek bepaalt dat dit op elk tijdstip mag plaatsvinden.
Louter het gegeven dat een vennootschap en haar bestuurder gevestigd en woonachtig zijn op hetzelfde adres laat niet toe te vermoeden dat belastbare handelingen worden verricht in de gehele woning. Dat werd door de rechtspraak bevestigd. Maak dus een duidelijk afgescheiden privé gedeelte.
Wie mag toegang verlenen?
De toegang mag enkel verleend worden door de belastingplichtige zelf, of indien de belastingplichtige op dat moment niet aanwezig is of indien het een rechtspersoon betreft, door een persoon die gemachtigd is om de belastingplichtige te vertegenwoordigen. Wat die machtiging concreet inhoudt, is echter niet volledig duidelijk. De rechtspraak is in dat opzicht verdeeld.
In een arrest van het hof van beroep te Antwerpen van 31 maart 2009 is beslist dat de fiscale Administratie zich niet kan wenden tot bedienden, aangestelden, partners of familieleden van de belastingplichtige, tenzij zij gemachtigd zijn door de belastingplichtige om hem of haar te vertegenwoordigen ten overstaan van de fiscus.
De rechtbank van eerste aanleg in Brussel nam een ander standpunt in en oordeelde dat de fiscus het bezoekrecht zelfs kan uitoefenen zonder de toelating van de persoon die een zakelijk of persoonlijk gebruiksrecht heeft op het gebouw. Voorzichtigheid is hier dus geboden. Geef geen volmachten aan derden of maak het onmogelijk aan onbevoegden om de toegang te verlenen.
Staat de fiscus voor uw deur? Volg dan zeker deze 4 tips!
- Vraag de fiscale ambtenaren die zich aanmelden voor een fiscale visitatie om hun aanstellingsbewijs voor te leggen.
- Vraag tijdens een fiscale visitatie juridisch advies en begeleiding. Misstappen en onzorgvuldigheden, van de belastingplichtige of van de fiscale ambtenaren, kunnen immers verregaande gevolgen hebben.
- Laat een fiscaal juridische audit uitvoeren, die het potentiële risico van een fiscale visitatie in kaart brengt. Neem op basis hiervan preventieve maatregelen.
- Stel een draaiboek op voor in het geval uw organisatie (onverwacht) geconfronteerd wordt met een fiscale visitatie.
