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Travail à temps partiel: formalités

Quelles règles de publicité l'employeur doit-il respecter?

L'employeur qui occupe des travailleurs à temps partiel, doit respecter un certain nombre de règles de publicité.

Dernière mise à jour le 1er janvier 2023

L'employeur qui occupe des travailleurs à temps partiel, doit respecter un certain nombre de règles de publicité. A défaut, le travailleur sera considéré comme étant occupé à temps plein.

Ces règles de publicité sont un moyen efficace de lutte contre le travail au noir.

Mention des horaires dans le règlement de travail

Tous les horaires de travail à temps plein en vigueur dans l'entreprise doivent figurer dans le règlement de travail. Pour alléger la charge administrative des employeurs, l’obligation de reprendre tous les horaires de travail à temps partiel dans le règlement de travail a été supprimée [1] [2].

Cela ne signifie cependant pas que le règlement de travail ne doit plus contenir aucun horaire de travail à temps partiel fixe. Comme il est interdit d'occuper des travailleurs en dehors du temps de travail prévu dans le règlement de travail, ce dernier doit continuer de mentionner les horaires de travail à temps partiel fixes qui ne se situent pas entièrement dans l’horaire des travailleurs à temps plein.

Exemple : si les horaires à temps plein prévoient des prestations entre 8 heures du matin et 5 heures du soir et certains travailleurs à temps partiel ont un horaire avec des prestations jusqu’à 6 heures du soir, cet horaire spécifique doit figurer dans le règlement de travail.

Conservation d'une copie ou d'un extrait du contrat de travail

Pour tout travailleur à temps partiel, l’employeur doit conserver, à l’endroit où le règlement de travail peut être consulté dans l’entreprise, une copie du contrat ou un extrait de celui-ci mentionnant l’horaire de travail, l’identité du travailleur ainsi que la signature des deux parties. Une conservation sous format électronique est désormais autorisée.

Format 'papier'

Concrètement, l'endroit où le règlement de travail peut être consulté doit être un endroit toujours accessible facilement et sans intermédiaire par les travailleurs.

Si le travailleur à temps partiel est occupé sur un lieu de travail fixe, cela ne pose pas de problème. Si le travailleur à temps partiel est occupé sur différents lieux de travail ou s’il est régulièrement en déplacement, cela est moins évident. Pour le SPF Emploi, il convient de déterminer au cas par cas l’importance du lien de rattachement du travailleur avec le siège d’exploitation. Par précaution, il est conseillé au travailleur de conserver une copie supplémentaire du contrat de travail ainsi que du règlement de travail dans son véhicule.

Format électronique

Depuis le 1er octobre 2017, une conservation sous format électronique est autorisée. Ici également, l'employeur doit veiller à placer la copie ou l'extrait du contrat à un endroit facilement accessible. Si une partie du personnel ne dispose pas d'ordinateur, une conservation sous format 'papier' nous semble encore indispensable.

Par ailleurs, étant donné que la signature des deux parties doit figurer sur le document à conserver, le SPF Emploi et Travail nous a informé que la conservation d'un document Excel ne répond pas au prescrit légal. En revanche, une digitalisation du document sous la forme d'un PDF, par exemple, est envisageable.

Attention !

Bien que, dans la loi, il soit question d'une 'copie du contrat de travail' ou d'un extrait de celui-ci, l'employeur doit être attentif à ne pas divulguer, à l'ensemble du personnel, des données personnelles non pertinentes mentionnées au contrat de travail à temps partiel (telles que la rémunération, …).

Nous vous conseillons, par conséquent, de ne conserver que l'extrait du contrat travail contenant les données demandées (l’horaire de travail, l'identité du travailleur ainsi que sa signature et celle de l'employeur).

Application d'un cycle

Lorsque le régime de travail est organisé selon un cycle de plus d'une semaine, tous les horaires ainsi que l'ordre fixe dans lequel ils se suivent doivent être mentionnés dans le contrat de travail du travailleur à temps partiel. A chaque moment, il faut pouvoir déterminer quand le cycle débute et quand il se termine.

Si le début et le déroulement des horaires ne peuvent être déterminés précisément, l'employeur doit respecter la procédure d'avertissement prévue en cas d'horaire variable.

Horaires variables

Mention du cadre dans lequel les horaires variables sont établis au règlement de travail

Si des horaires de travail variables sont prévus dans l'entreprise, l'employeur doit, depuis le 1er octobre 2017, mentionner dans son règlement de travail le cadre dans lequel ceux-ci sont établis [3].

Ce cadre doit préciser :

  • La période journalière pendant laquelle les prestations peuvent être prévues ;
  • Les jours de la semaine pendant lesquels des prestations peuvent être prévues ;
  • La durée journalière minimale de travail ;
  • La durée journalière maximale de travail.

En cas de durée hebdomadaire du travail variable, le cadre doit aussi mentionner :

  • La durée hebdomadaire minimale de travail ;
  • La durée hebdomadaire maximale de travail.

Le règlement doit par ailleurs préciser la manière dont l'horaire sera communiqué  et endéans quel délai (voir ci-dessous).

Communication de l'horaire variable applicable

L’employeur qui occupe des travailleurs à temps partiel avec un horaire variable doit communiquer l’horaire de travail journalier à chaque travailleur individuellement au moins 7 jours ouvrables à l’avanc [4], et ce, d'une manière fiable, appropriée et accessible. Ceci se fait par un avis écrit et daté par l'employeur qui détermine les horaires individuels de travail . Il doit le faire de la manière décrite au règlement de travail, sachant que des technologies plus modernes que l'affichage papier sont désormais autorisées : avis sous format papier ou électronique (p. ex., lettre envoyée à la poste, fax, e-mail avec un tableau Excel en pièce jointe, avis sur l'intranet de l'entreprise).

L’avis contenant les horaires doit être conservé (sous format papier ou sous format électronique) à l’endroit où le règlement de travail peut être consulté, à partir du moment où l’horaire est en vigueur et pendant un an à dater du jour où il cesse d’être en vigueur.

Remarque : le SPF Emploi et Travail nous a informé que l'envoi de l'horaire par sms ne paraît pas être un moyen approprié. Il est par ailleurs particulièrement difficile de conserver ce type de message.

Sanction

Présomption de travail à temps plein

Si l’employeur ne communique pas les horaires de la manière décrite ci-dessus, les travailleurs seront présumés avoir effectué leurs prestations dans le cadre d’un contrat de travail à temps plein. Cette présomption de travail à temps plein ne vaut pas seulement pour le journée pendant laquelle il a été constaté que les règles de publicité n'ont pas été respectées. Elle vaut pour toute la période d'occupation [5].

La présomption de travail à temps plein a pour conséquence que les cotisations de sécurité sociale pourront être calculées sur la base d’un salaire à temps plein (fictif) alors que le travailleur a effectué des prestations à mi-temps. Longtemps, la question s’est posée de savoir si la présomption pouvait être invoquée au profit du travailleur. La Cour de Cassation a cependant récemment définitivement jugé que cette présomption ne peut pas être invoquée au profit du travailleur (le travailleur ne peut pas réclamer le salaire à temps plein). Néanmoins, la sanction reste lourde pour l’employeur : il peut s’agir de plusieurs années à temps partiel pour lesquelles, en raison de la présomption d’un temps plein, des cotisations complémentaires pourraient devoir être versées à l’ONSS [6].

Réfragable

La question de savoir si la présomption est réfragable ou irréfragable a également été controversée pendant longtemps. La Cour de Cassation et la Cour constitutionnelle [7] ayant estimé qu'il s'agissait là d'une présomption réfragable, le texte de loi a été adapté en ce sens [8].

L’employeur peut donc renverser la présomption d’occupation à temps plein s’il apporte la preuve que ses travailleurs sont bien occupés à temps plein. Par exemple, en instaurant un système transparent de contrôle d’enregistrement du temps de travail.

[1] Toutefois, rien n'oblige l'employeur à sortir les horaires anciennement mentionnés de son règlement.

[2] Les horaires de travail variables des travailleurs à temps plein doivent, quant à eux, encore être mentionnés au règlement de travail.

[3] Article 6, §1, 1° de la loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail.

[4] Le délai de cette notification préalable (7 jours ouvrables à l'avance) peut être modifié par une CCT rendue obligatoire par arrêté royal, sans néanmoins être inférieur à 3 jours ouvrables.

[5] Arrêt de la Cour de Cassation du 12 février 2009.

[6] Par ailleurs, il faut tenir compte que les cotisations sociales personnelles (dues en principe par le travailleur) impayées sont à charge de l'employeur également.

[7] Arrêt de la Cour de cassation du 7 février 2011 et arrêt de la Cour Constitutionnelle du 17 novembre 2011.

[8] Loi-programme (I) du 29 mars 2012, Moniteur belge du 6 avril 2012, 3e édition. Cette disposition est entrée en vigueur le 16 avril 2012.

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