L’image de votre entreprise est, entre autres, influencée par la manière dont vous communiquez à son sujet. D’où l’importance d’y investir du temps et des moyens…
La communication professionnelle : un thème sur lequel il y a beaucoup de choses à… communiquer. Suivez ces quelques trucs et astuces pour donner un coup de pouce à votre communication écrite professionnelle.
1. Ciblez toujours le bon public
Si vous rédigez des textes dans un contexte d’entreprise, sachez qu’il existe deux types de communication :
- la communication externe, destinée à un public cible externe à votre entreprise, comme les fournisseurs, les clients potentiels, les clients actuels, les voisins… ;
- la communication interne, destinée à un public cible interne à votre entreprise, comme votre personnel ou les actionnaires.
Aucun de ces deux types de communication ne l’emporte sur l’autre. Au contraire : il est important de consacrer suffisamment d’attention à chacun d’eux. Chaque type a des caractéristiques et points d’attention qui lui sont propres. Gardez donc toujours à l’esprit les destinataires à qui vous écrivez votre texte. Un e-mail à votre personnel éventuel sera, par exemple, moins formel qu’un e-mail à un client potentiel.
2. Hâte et précipitation sont rarement bénéfiques
Il va de soi que votre communication, tant interne qu’externe, doit toujours être soignée. Évitez donc de rédiger vos textes à la va-vite. Beaucoup de personnes lisent en effet votre communication, parmi elles des clients potentiels. Un texte criblé de fautes ou incompréhensible aura tôt fait de réduire considérablement l’estime qu’ont ces personnes pour votre entreprise.
Une étude démontre, en effet, que quelqu’un qui fait des fautes à l’écrit dans un contexte professionnel est moins pris au sérieux qu’une personne qui rédige sans faute.
Vous penserez peut-être : cela ne m’arrivera pas. Mais ne vous réjouissez pas trop vite : tout le monde fait des fautes et cela arrive plus facilement qu’on ne le pense. Même les grandes organisations n’y coupent pas. Il y a quelques années, le titre d’une publicité de Kruidvat était : « Aidez à lutter contre la lutte aux bactéries » (à la place de « Participez à la lutte aux bactéries » ou « Aidez à lutter contre les bactéries ». Albert Heijn, acteur de la grande distribution aux Pays-Bas, a aussi commis une erreur malencontreuse dans sa brochure publicitaire : « kroepoek » (chips aux crevettes) s’est transformé en « kroepoep ». En sachant que « poep » signifie « matières fécales », vous imaginez l’hilarité du public.
3. Vos clients ne sont pas vos amis
Il est actuellement de plus en plus facile de prendre contact avec des clients potentiels grâce à la numérisation croissante et aux réseaux sociaux. Vous avez reçu un e-mail d’un client potentiel ? Vous vous empressez de répondre avec votre smartphone. Veillez toutefois à toujours respecter les règles de politesse et à garder un ton professionnel dans les e-mails ou SMS que vous envoyez. Vos clients potentiels ne sont pas vos amis. Respectez donc les règles de l’art : utilisez une formule d’appel et une formule de politesse, n’oubliez pas la ponctuation et les majuscules, écrivez des phrases complètes (avec un sujet et un verbe)…
Si un client vous demande de venir lui présenter une offre, ne vous contentez pas d’écrire : « Mardi 19 h vous convient-il ? »
Mais :
Madame/Monsieur,
Je vous remercie pour votre message. Mardi 19 heures vous conviendrait-il ?
Cordialement,
4. La simplicité : un atout
L’inverse est évidemment possible. Certaines organisations vous inondent de phrases comme « En dépit de nos messages précédents, nous sommes contraints de constater que nous n’avons reçu aucune réponse de votre part. Par conséquent, nous nous voyons obligés de considérer votre demande comme nulle. »
Le message se perd dans un chaos de mots compliqués. L’époque où une entreprise donnait une image professionnelle parce qu’elle utilisait des termes alambiqués et des phrases kilométriques est définitivement révolue. Veillez donc à ce que votre communication soit simple, tout en étant claire et soignée. Utilisez donc des mots du langage courant et évitez les formulations difficiles et dépassées. Votre texte sera ainsi bien plus accessible.
5. Restez fidèle à vous-même
Dernière chose et non des moindres : restez fidèle à votre style. N’utilisez pas de mots présomptueux si ce n’est pas dans vos habitudes. Votre communication doit toujours refléter votre personnalité. N’hésitez donc pas à utiliser un langage courant, des couleurs, une autre police… Tout est envisageable tant que vous restez professionnel. Bonne chance !