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Comment mettre en place le travail à domicile en tant qu’organisation ?

Employeurs | 31 juillet 2018 | Ecrit par Hermina Van Coillie

Le nombre de travailleurs libres de décider où et quand travailler grimpe d’année en année. Les travailleurs belges sont toutefois à peine 1 sur 4 (23 %) à pouvoir choisir leur lieu et leur horaire de travail.

Comment mettre en place le travail à domicile en tant qu’organisation ?
Que faites-vous dans votre organisation ? Qu’en est-il de vos collaborateurs ? Peuvent-ils (parfois) choisir où et quand travailler ? Cette flexibilité présente de nombreux avantages pour vous, en tant qu’employeur. Mais ne foncez pas tête baissée ! Offrir cette liberté à tout le monde augmentera aussi le risque d’abus.

Découvrez ci-dessous 5 conseils concrets susceptibles de vous aider dans votre préparation.
 
1. Évaluez d’abord vos conditions préalables
  • L’infrastructure est-elle en règle ?
Vos travailleurs disposent-ils des outils nécessaires pour travailler à domicile ou depuis un bureau satellite ? Ces outils sont-ils suffisants pour travailler en dehors des heures de bureau et des congés ? Pensez à un smartphone, à un ordinateur portable, au logiciel nécessaire aux réunions en ligne, aux fonctions de chat, etc.

Au bureau, mieux vaut travailler avec des postes de travail flexibles. Vous éviterez ainsi d’acheter ou de louer des bureaux et des pièces inutiles. Votre espace de bureau devrait idéalement se composer d’un mélange de différents types d’espaces :
  • zones où le bruit est autorisé (pour se concerter, se parler brièvement, passer des appels téléphoniques, etc.) ;
  • salles de réunion ;
  • espaces de concertation rapide (éventuellement pour de brèves réunions debout) ;
  • pièces silencieuses, sans aucun bruit.
Chaque collaborateur peut ainsi choisir où prendre place, en fonction de ses besoins et de la disponibilité.
 
  • Vos responsables sont-ils suffisamment matures ?
Vos managers jouent un rôle crucial dans cette « politique de choix ». Le succès de la mise en œuvre dépend de leur bonne volonté et de leurs compétences à cet égard. Vos responsables ont-ils besoin d’un soutien supplémentaire ? Répondez aux questions de cette checklist.
  • Sont-ils prêts à évaluer sur la base des résultats et non des heures prestées ?
  • Acceptent-ils et souhaitent-ils laisser les membres de leur équipe voler de leurs propres ailes ?
  • Leur font-ils suffisamment confiance ?
  • Sont-ils capables d’évaluer qui est en mesure de gérer cette liberté et à qui il est préférable de ne pas encore accorder ce privilège ?
  • Peuvent-ils communiquer cette distinction avec conviction ?
Vous pouvez, par ailleurs, vérifier si vos cadres sont eux-mêmes aussi prêts à travailler à domicile. Ne les y obligez pas, mais c’est un bon moyen de les aider à mieux comprendre le monde du travail à domicile.
 
  • Vos travailleurs sont-ils prêts ?
Il importe que vos collaborateurs soient dignes de confiance et qu’ils soient prêts. Rappelez-vous que tout le monde n’est pas capable de gérer cette liberté. Elle cause trop de stress à certains. D’autres, qui ne parviennent pas à se motiver seuls, seront tentés de se la couler douce. Si vous supprimez le contrôle externe (pointeuse, contrôle social sur le lieu de travail…), les collaborateurs qui travaillent parce qu’ils y sont obligés et qui sont motivés parce qu’ils sont contrôlés relâcheront automatiquement leurs efforts. En revanche, il n’en est pas de même pour les travailleurs capables de se motiver seuls : ils continueront à travailler dur. Contrôle ou non. Une politique différenciée est donc de mise ! N’accordez ce privilège à ceux qui essaient d’en faire le moins possible que quand ils sont prêts. Essayez, pour ce faire, d’accroître leur motivation autonome.
 
  • Existe-t-il un climat de confiance ?
Laisser les collaborateurs choisir quand travailler sans leur faire confiance est voué à l’échec. L’idée n’est pas que le responsable vérifie si les collaborateurs travaillent, où et quand. Mais de leur laisser cette décision et de leur faire confiance. Cette flexibilité n’est possible que dans un climat de confiance.

2. C’est un privilège, pas un droitLe fait de pouvoir choisir où et quand travailler ne doit pas entraver la collaboration. Une journée de travail à domicile n’est pas une raison de ne pas assister à une réunion. Si tout le monde s’en servait comme excuse, il serait presque impossible de planifier des réunions. Les intérêts de l’organisation ou de l’équipe priment sur cette liberté. En principe, vous constaterez que tout se passe bien avec les travailleurs qui bénéficient de cette liberté. Ils penseront d’abord à leur travail et à leur entreprise et accorderont automatiquement la priorité aux réunions ou à d’autres attentes. Ce processus (présence dans l’entreprise un jour de travail à domicile) sera néanmoins plus complexe pour d’autres collaborateurs. En tant qu’organisation, vous pouvez toujours restreindre la liberté de certains travailleurs si vous estimez qu’ils sont incapables de la gérer.
 
3. Limitez-le dans le temps
Essayez d’éviter que les travailleurs perdent trop le contact avec leur organisation et leurs collègues. Il est, là encore, difficile d’établir une limite claire. Selon la nature des projets et l’attitude du collaborateur, il se peut qu’il travaille parfois un peu plus de chez lui et parfois un peu moins. Certains accordent plus d’importance que d’autres à la présence dans l’entreprise et au maintien des contacts avec les collègues. Essayez d’atteindre une présence mensuelle moyenne dans l’organisation de 2 à 3 jours par semaine.
 
4. N’en faites pas une obligation, laissez le choix
La liberté de choix n’est pas un cadeau pour tout le monde. Ni en termes de lieu, ni en termes de temps. Tout le monde ne souhaite pas choisir quand travailler. Certains travailleurs ne demandent pas mieux qu’un horaire fixe de type 9 h – 17 h. Il en va de même pour le lieu de travail. Certains collaborateurs n’aiment pas travailler à domicile ou prétendent ne pas pouvoir se concentrer chez eux. Il est alors préférable qu’ils restent au bureau. Les forcer à travailler chez eux n’est pas une bonne chose.
Il y a bien sûr beaucoup de métiers qui ne laissent aucune flexibilité en termes d’espace ou de temps. Pensez aux chirurgiens, dentistes, infirmières et femmes de ménage.
 
5. Protégez vos travailleurs
Les travailleurs à domicile travaillent souvent plus dur. Ils sont plus efficaces et plus engagés. Certains considèrent qu’il est difficile de séparer clairement leur travail de leur vie privée. Cette frontière est floue pour les télétravailleurs. Ceux qui ont du mal à arrêter de travailler le soir, par exemple, courent un plus grand risque de burn-out à long terme. Vous constatez qu’un travailleur à domicile travaille beaucoup plus d’heures que prévu ? Parlez-en avec lui et indiquez-lui que sa journée de travail ne compte que 8 heures.